PR-middelen

  • Nieuws, activiteiten, plannen, beleidswijzigingen; hoe breng je die onder de aandacht? Een BewonersBedrijf heeft allerlei public-relations-middelen (PR-middelen) voorhanden om zijn boodschap aan de man te brengen en in de publiciteit te komen.

    Eigen media

    Je BewonersBedrijf heeft ongetwijfeld een aantal ‘eigen’ media. Denk aan een website, Facebook-pagina of nieuwsbrief. Voordeel van deze kanalen is dat je zelf precies bepaalt welke boodschap op welk moment je op wat voor manier naar buiten wilt brengen. Maar welke mogelijkheden – behalve het jaarverslag – heb je precies, en voor welke doeleinden zijn deze het meeste geschikt?

    Brief of nieuwsbrief

    De (nieuws)brief is een goed middel om iedereen uit je doelgroep te bereiken. Het heeft de vorm van een zakelijke mededeling met beperkte hoeveelheid informatie. Denk aan een aankondiging voor een cursus of uitnodiging voor een open dag. Bijgevoegde foto’s en illustraties prikkelen de nieuwsgierigheid. Je schrijft je publiek bij voorkeur persoonlijk aan en zorgt voor herkenbaarheid door het gebruik van je huisstijl. Bezorg je brieven persoonlijk om extra aandacht erop te vestigen.

    Website

    Geen BewonersBedrijf kan meer zonder eigen website. De bouw, het onderhoud en hosting (wie houdt de website in de lucht?) hoeft niet veel te kosten. Op je website plaats je informatie over de accommodatie, je activiteitenagenda en verhuurmogelijkheden. Tegelijkertijd is een website handig voor intern gebruik, bijvoorbeeld om vrijwilligersroosters op te plaatsen. Houd alle informatie altijd zo actueel mogelijk! Omdat je geen invloed hebt op wie wel en niet op je website kijken, raden we je aan om voor dringende berichten ook andere kanalen te gebruiken.

    Sociale media

    Ga naar het losse artikel over sociale media.

    E-mail

    Informeren via e-mail is goedkoop en gericht. Leg een bestand van bezoekers en vrijwilligers aan, zodat je snel actuele informatie kunt delen. Nadeel van e-mail is dat je standaard geen bevestiging krijgt of je berichten ook daadwerkelijk gelezen worden door de ontvangers. Een mailprogramma als Microsoft Outlook biedt wel de optie om een leesbevestiging in te stellen; het gratis MailChimp of het van oorsprong Nederlandse MailCamp geven handige analyses over het leesgedrag van je ontvangersbestand.

    Folder

    Korte, krachtige informatie die niet actueel hoeft te zijn, plaats je in een folder. Een folder is bijvoorbeeld goed geschikt voor het promoten van je diensten aan potentiële huurders. Een folder kan vaak eenvoudig worden gedrukt op A4-formaat. Je eigen folder ontwerpen doe je bijvoorbeeld met behulp van sjablonen voor Microsoft Word.

    Affiche

    Omdat mensen een affiche, aanplakbiljet of poster van afstand bekijken is de slogan kort, opvallend en in groot formaat. Tekst valt niet voldoende op; breng je boodschap op een affiche daarom over met beeld. Let goed op compositie en lay-out, en probeer de aandacht van de voorbijganger te trekken.

    Brochure

    Onder een brochure verstaan we gebonden drukwerk, bestaande uit meerdere pagina’s. Het biedt achtergrondinformatie die niet erg actueel hoeft te zijn. De productiekosten zijn hoger dan die van een folder, maar bereikt er een betere informatieoverdracht mee. De brochure leent zich goed voor complexe materie, bijvoorbeeld een jaarverslag of een beleidsplan. De opbouw van de tekst moet goed doordacht zijn en helder ingedeeld. Het formaat van een brochure is doorgaans A4 of A5, of iets daartussenin.

    Voorlichtingskrant

    Informatie op krantformaat (A3 en groter) die qua inhoud niet hoeft af te wijken van een brochure, maar doorgaans toch iets actueler is, mede door de lagere productiekosten. De volgorde van de artikelen luistert minder nauw dan bij de brochure; belangrijke onderdelen moeten worden geaccentueerd. De lezer zal niet alles lezen, of niet alles in dezelfde volgorde. Nadeel van een krantenformaat is dat de lezer eerder geneigd is te gaan bladeren, waardoor minder informatie blijft hangen.

    Advertentie

    Betaalde ruimte in een krant waarin je iets in de openbaarheid brengt. Denk aan de aankondiging van een activiteit of een wervende slagzin met illustratie om de naamsbekendheid te vergroten. Advertenties zijn meestal als volgt opgebouwd: kopregel, tekstblok, illustratie, slagzin, afzender, (vignet en naam) en eventueel een coupon om meer informatie op te vragen. De kopregel is het grootst opgezet, trekt de aandacht en geeft de kern van de boodschap in ongeveer zes woorden weer. Het tekstblok is vaak in kolommen gezet in een kleiner lettertype dan de slagzin. Advertenties plaats je doorgaans in (dag)bladen op een speciale advertentiepagina, of tussen de tekst op redactionele pagina’s.

    Advertorial

    Een advertorial is een variatie op een advertentie. Hetlis een bedrijfspresentatie in de vorm van een artikel in een gesponsord magazine. De advertorial biedt ruimere mogelijkheden dan een advertentie. Advertorials worden gemaakt door professionele bedrijfsjournalisten op basis van bijvoorbeeld een interview.

    Publiciteit

    Bij PR via krant, radio en televisie zit er altijd een redacteur/journalist tussen de mededeling van de afzender en het nieuws dat de ontvanger krijgt. Sterker nog, wanneer een redacteur jouw nieuws geen nieuws vindt, wordt er ook geen aandacht aan besteed. Dat deze media toch populair zijn komt omdat deze vormen van publiciteit een groot bereik hebben en gratis.

    Om grip op je nieuws te houden is het de kunst om nieuws zodanig aan te leveren dat de journalist het zonder ingrepen wil publiceren of uitzenden. Daarvoor moet het nieuws in de juiste vorm worden aangeleverd en aan de juiste media. Voorbeelden: wanneer je een goedgeschreven persbericht aanlevert is de kans op plaatsing groter dan wanneer je een heel jaarverslag stuurt. En de plaatselijke krant zal wel aandacht willen besteden aan het jaarverslag van het BewonersBedrijf, maar een regionale krant alleen wanneer het jaarverslag een nieuwswaarde heeft voor een breder publiek.

    Persbericht

    Het persbericht is de meest gebruikte vorm van contact met de pers. Klik hier voor uitleg over het schrijven van een persbericht.

    Persconferentie

    Bij een persconferentie nodig je de pers (meerdere journalisten van verschillende media tegelijk) uit om een presentatie te komen bijwonen. Doe je dit, dan moet je wel met nieuws met een hoge nieuwswaarde komen, dat bovendien een mondelinge toelichting nodig heeft. Wees voorzichtig met het organiseren van persconferenties, want journalisten moeten niet het idee krijgen dat ze hun tijd verdoen. Beantwoord daarom alvorens voor een persconferentie te kiezen de volgende vragen:

    • Bent je een autoriteit in de kwestie?
    • Betreft het een nieuwswaardig onderwerp?
    • Is het nieuws belangrijk voor een breed publiek?
    • Volstaat een persbericht of is achtergrondinformatie essentieel?
    • Kun je openheid van zaken geven? (mededelingen off the record horen niet thuis op een persconferentie).

    Interview

    Er zijn verschillende vormen van interviews:

    • Het informatieve interview heeft als doel betrouwbare en relevante informatie te verkrijgen. Interviewer en geïnterviewde hebben hetzelfde doel en werken samen.
    • In het antagonistische interview staan interviewer en geïnterviewde tegenover elkaar. Vragen zijn hard en kritisch. De journalist gebruikt suggestieve vragen en andere trucs om informatie te krijgen.
    • In de mengvorm wisselen neutrale en kritische vragen elkaar af. Dit is lastig voor de geïnterviewde vanwege de steeds wisselende rol die de journalist speelt.

    Krant

    Bij een interview met een journalist van de schrijvende pers is het altijd afwachten wat er van de verstrekte informatie wordt gebruikt en hoe die wordt verwoord. Kortom: de afzender is de regie kwijt. Daarom is het slim om te vragen of je de tekst van een (persoonlijk) interview voor publicatie in mag zien om eventuele fouten te corrigeren. Maak gepast gebruik van die mogelijkheid, want het is extra werk voor de journalist (die je later wellicht weer voor iets anders nodig hebt). Een extra goede voorbereiding is nodig bij een telefonisch interview. Het is dat interviewer en geïnterviewde elkaar niet kunnen zien en meestal zijn dergelijke interviews kort. Dit stelt hoge eisen aan het vermogen de boodschap helder over te brengen.

    Radio en tv

    Bij een interview voor radio of televisie heb je meer grip op het nieuws; het zijn in elk geval je eigen woorden. Bij een live-interview is die grip maximaal, bij een opgenomen interview dat later wordt uitgezonden ligt dat anders. Een live-interview stelt hoge eisen aan de presentatie van de boodschap en de boodschapper, want het moet in één keer goed zijn. Dat vraagt om een goede voorbereiding:

    • Verzamel alle informatie die nodig is.
    • Formuleer welk doel je met het interview wilt bereiken. Wat zijn hoofd- en bijzaken? Welk punt is het belangrijkst voor de journalist, voor het publiek en voor je organisatie?
    • Formuleer een kernboodschap. Dit is je ankerpunt tijdens het interview. Het is de belangrijkste uitspraak uit je betoog en die moet in elk geval helder overkomen. Hoe scherper geformuleerd, hoe beter hij zal worden opgepikt.
    • Verwacht je een informatief of een antagonistisch interview of een mix van beide?
    • Oefenen!

    Bronnen: Dorpshuizen.nl, Microsoft

  • Meer van onze leden

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Nieuw in Leidsche Rijn: Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn! Altijd al iets willen doen in en voor je eigen ...

    Lees meer >
    Buurtwerkkamer de Handreiking

    Buurtwerkkamer de Handreiking

    De Buurtwerkkamer De Handreiking is een initiatief van Stadsdeel Zuidoost en de wooncorporaties Eigen Haard, ...

    Lees meer >
    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    "Wij komen op voor het algemeen belang van hen die wonen en werken in Badhoevedorp. In het bijzonder de ...

    Lees meer >