Begroting

  • De begroting maken is een van de belangrijkste taken van het bestuur van het BewonersBedrijf. Maar hoe maak je een begroting? Wat voor soort begrotingen bestaan er? En hoe zit het bijvoorbeeld met budgettering?

    Het ramen en bewaken van inkomsten en uitgaven, oftewel: begroten, vormt het hart van het drieluik van de financiële taken van je bestuur. Het opmaken van de begroting komt ná het verkennen en benutten van financiële bronnen (denk: eigen inkomsten en subsidies) en vóór het registreren en verantwoorden (denk: administratie, financieel jaarverslag).

    Basisregels begroting

    Voor het samenstellen van begrotingen gelden enkele basisregels. De belangrijkste zijn tijdstip, vorm en evenwicht.

    Tijdstip

    De begroting moet je altijd vooraf opmaken. In de eerste plaats omdat een (jaar)begroting de goedkeuring vraagt van een ledenvergadering (bij een vereniging) of een bestuur (bij een stichting). Tijdig opstellen, indienen, bespreken en goedkeuren is dan een vereiste. In de tweede plaats zullen externe geldschieters, zoals een gemeente die subsidie verstrekt, in hun subsidieverordening eisen dat je de goedgekeurde begroting ruim voor het betreffende jaar bij hen indient.

    Vorm

    Voor de presentatie van de cijfers kies je een vorm die zowel intern (penningmeester) als extern (bijvoorbeeld subsidiënten) effectief en efficiënt inzicht verschaft. Als basisregel geldt dat de vorm van de begroting gelijk is aan die van de financiële rapportages, inclusief het financieel jaarverslag.

    Welke concrete eisen externe belanghebbenden zoals fiscus, accountant en subsidiënten (gemeenten en fondsen) aan de begroting stellen is moeilijk te zeggen; dit verschilt per situatie.

    De begroting gebruik je niet alleen voor het ramen van inkomsten en uitgaven, maar ook voor de bewaking ervan. Daarom moeten de rapportages waarin de werkelijke cijfers worden vergeleken met de begrote cijfers (en de indeling en rubricering) gelijk zijn. Vanzelfsprekend is dan ook dat je de boekhouding wat betreft rubricering en indeling zodanig inricht dat de benodigde cijferopstellingen ten behoeve van begroting en begrotingsbewaking gemakkelijk te maken zijn.

    Evenwicht

    De derde en misschien wel belangrijkste basisregel is dat de begroting sluitend moet zijn. Dat wil zeggen dat de ontvangsten (inclusief eventuele subsidie) de uitgaven moeten dekken. Er moet in een begrotingsjaar dus geen verlies worden geleden, of dat verlies moet kunnen worden opgevangen door reserves of eigen vermogen. Dat moet je dan wel weer in de begroting tot uitdrukking brengen. Als uit de opstelling blijkt dat voor de uitvoering van alle mooie plannen meer geld nodig is dan er binnenkomt, moet je keuzes maken. Het bestuur zal zich moeten afvragen:

    • Wat zijn de belangrijkste doelen?
    • Hoe en op welke termijn willen we die bereiken?
    • Wat kan er vervallen?
    • Wat verschuiven we naar een later tijdstip?

    Ook gebruik je de begroting als basis voor het berekenen van de kostprijs van producten en diensten.

    Wat je nodig hebt

    Voor het samenstellen van de (jaar)begroting heb je veel gegevens nodig. Denk aan:

    • de exploitatiecijfers van het afgelopen jaar,
    • het activiteitenplan en de daarmee samenhangende te verwachten aantallen bezoekers,
    • de prognose van de baromzet en de prognose inkomsten uit zaalverhuur,
    • kennis van de noodzakelijke investeringen, de daarmee samenhangende afschrijvingen, de financieringsbehoefte en de financieringskosten,
    • de wensen van gebruikers van de accommodatie naast de plannen van andere ruimteaanbieders,
    • wensen die leven bij de plaatselijke politiek,
    • inzicht in prijsontwikkelingen van de belangrijkste kosten zoals: huurprijzen (indien van toepassing), verzekering, energiekosten etc.

    Schatten

    Begroten is vooral een kwestie van juist schatten (ramen) waarbij je verleden en de toekomst als hulpmiddel gebruikt.

    1. Uitgaven schatten door ze af te leiden uit de inkomsten. Voorbeeld: Als de toekomstige baromzet geraamd wordt op € 40.000,- op jaarbasis en je weet uit ervaring dat de omzet (bruto) ongeveer tweeënhalf keer de inkoopwaarde is, dan bedragen de uitgaven voor barinkopen ca. € 16.000,-.
    2. Uitgaven schatten door dezelfde activiteit van vorig jaar met prijs en volumecorrecties aan te vullen. Voorbeeld: In het afgelopen jaar was de uurvergoeding voor de docent aerobics € 25,-, de kosten voor het lesmateriaal € 600,- en namen 20 cursisten deel gedurende 10 avonden van 2 uur. De docent kost nu € 26 per lesuur en het lesmateriaal is 10% in prijs gestegen. Het aantal leerlingen is gezakt naar 18, maar het aantal lesuren is gelijk gebleven. Een berekening levert op dat de kosten dit jaar op € 1.180,- uitkomen (was € 1.100,-).
    3. Uitgaven schatten door uitgaven uit het verleden die ook dit jaar moeten worden gedaan te confronteren met de nieuwste inzichten. Denk aan:
    • Personeelskosten: nemen de salariskosten al dan niet autonoom toe? Hoeveel? Worden de vrijwilligersvergoedingen verhoogd? Baromzet: gaan de prijzen omhoog? Zijn er andere/kortere/langere openingstijden? Worden er meer of minder bezoekers verwacht of bezoekers die meer of minder te besteden hebben?
    • Entreegelden: is er een uitbreiding van het activiteitenprogramma? Worden er voor de activiteiten hogere vergoedingen gevraagd ?
    • Barinkopen: is er een andere leverancier? Zijn er veranderingen in het assortiment? Zijn er andere verwachtingen ten aanzien van het aantal bezoekers en omzet? Wordt het alcoholmatigingsbeleid strenger?
    • Tabakswet: wordt er een rookverbod in de accommodatie ingevoerd? Zal dit effect hebben op het aantal bezoekers?
    • Directe huisvestingskosten: Is er een verhoging van de huur of de energiekosten? Komen er meer of minder bezoekers?
    • Organisatiekosten: Wijzigt het beleid ten aanzien van gratis consumpties? Wordt er meer aan publiciteit gedaan?
    • Financieringskosten: nemen de investeringen toe? Moet er geld geleend worden? Neemt de rente toe of af?

    Verschillende soorten begrotingen

    Begrotingen zijn er in soorten en maten. Naast de jaarbegroting (ook wel exploitatiebegroting genoemd), zijn verder nog belangrijk de investeringsbegroting, de financieringsbegroting en de liquiditeitsbegroting. Wat zijn de verschillen?

    De jaarbegroting

    Deze is meestal opgebouwd uit verschillende deelbegrotingen. Bijvoorbeeld:

    • de begroting van het (deel)werkplan van (de werkgroep) beheer van het gebouw
    • een begroting van het (deel)werkplan van (de werkgroep) barbeheer
    • een begroting van een (deel)werkplan van de (werkgroep) activiteiten

    Als je BewonersBedrijf zoals hierboven is gestructureerd dan ramen de werkgroepen hun inkomsten en uitgaven en dienen ze hun begrotingen in bij de penningmeester, het bestuur of de financieel manager. Deze maakt de totale jaarbegroting mede op basis van de verschillende deelbegrotingen.

    De meest voorkomende indeling van geraamde kosten/uitgaven en opbrengsten/inkomsten is als volgt:

    1. vaste activa, kapitaal, financiële en neutrale rekeningen
    2. personeelskosten
    3. huisvestingskosten
    4. organisatiekosten
    5. activiteitenkosten
    6. buffet inkomsten en uitgaven
    7. subsidie
    8. overige inkomsten
    9. activiteitsinkomsten
    10. afschrijving

    Download ter inspiratie een voorbeeld jaarbegroting.

    De investeringsbegroting

    In een investeringsbegroting geef je aan welke investeringen het komende jaar (of jaren) nodig zijn en welke uitgaven daarvoor gedaan moeten worden. Investeringen doe je ter vervanging, uitbreiding of vernieuwing en hangen altijd samen met de (strategische) beleidskeuzes van het bestuur. Investeringen moeten meestal worden gefinancierd en leiden tot afschrijvingen.

    Download ter inspiratie een voorbeeld investeringsbegroting.

    De financieringsbegroting

    Met een financieringsbegroting geef je aan op welke wijze je financiële dekking hebt gevonden voor de voorgenomen investeringen. Je kunt daarbij onderscheid maken tussen financiering uit eigen middelen (eigen vermogen) of financiering met vreemd vermogen (een lening) met een lange looptijd of vreemd vermogen met een korte looptijd. Of combinaties van beide. Vreemd vermogen met een lange looptijd is meestal goedkoper dan vreemd vermogen met een korte looptijd. Vermogenverschaffers die geld voor een langere periode beschikbaar stellen vragen meestal een zekerheidsstelling, een onderpand, en zullen doorgaans maar tot maximaal tussen de 60 en 80% van de waarde van het onderpand willen lenen.

    Download ter inspiratie een voorbeeld financieringsbegroting.

    De liquiditeitsbegroting

    De liquiditeitsbegroting is het overzicht van je inkomende en uitgaande geldstromen. Het overzicht laat zien of er voldoende middelen zijn om steeds aan alle betalingsverplichtingen te voldoen. Meestal wordt de liquiditeitsbegroting per jaar of kwartaal opgesteld. Als er sprake is van grote schommelingen in de inkomsten en uitgaven, waardoor de kredietbehoefte sterk wijzigt, zal een maandprognose gewenst zijn.

    De liquiditeitsbegroting baseer je op de (exploitatie)begroting, de investeringsvoornemens en op gegevens zoals opname en aflossingen van leningen. Voor het vervaardigen van een liquiditeitsbegroting is inzicht nodig in betalingstermijnen van crediteuren en betalingsgedrag van debiteuren. Veel inkopen en sommige verkopen (of dienstverleningen) vinden immers op rekening plaats.

    Tenslotte hou je in de liquiditeitsbegroting rekening met kosten die geen uitgaven zijn, zoals afschrijvingen en aflossingen van een lening.

    Download ter inspiratie een voorbeeld liquiditeitsbegroting.

    Samenhang tussen de verschillende begrotingen

    De verschillende begrotingen hangen samen en beïnvloeden elkaar. Verandert er iets in de ene begroting dan heeft dat automatisch gevolgen voor een andere. Als bijvoorbeeld wordt besloten om een verbouwing € 10.000,- goedkoper uit te voeren, dan heeft dat niet alleen gevolgen voor de investeringsbegroting (minder investering), maar ook voor de jaarbegroting (minder afschrijving) en de liquiditeitsbegroting (minder financiering).

    Budgettering

    Budgettering veronderstelt de aanwezigheid van een begroting waarin het budget of budgetten onderscheidbaar terug te vinden zijn. Enerzijds is de begroting een raming van kosten en opbrengsten, anderzijds geeft diezelfde begroting de grenzen van budgetten aan.

    Elke organisatie wenst zich een gezonde economische conditie. Een blijvend gezonde economische conditie vereist minimaal een goed inzicht in kosten en opbrengsten. Financieel management vereist onder andere het beheersen van kosten en opbrengsten. Daarvoor heeft je management en/of het bestuur indicatoren nodig om de realisatie van doelen te kunnen verbinden met de budgetten voor kosten en opbrengsten.

    Een budgetteringssysteem gebaseerd op inzet van middelen en totale ontvangsten heeft maar een beperkt aantal mogelijkheden (indicatoren) tot zijn beschikking om kosten en opbrengsten te beheersen. De belangrijkste zijn:

    • de financiële resultaten op kosten(-soorten) of de over- of onderschrijdingen daarvan ten opzichte van de begroting
    • de beheersing van de financiële geldstromen door kennis te hebben van het financieel resultaat, positief of negatief, over een bepaalde periode (meestal een jaar). Aan het resultaat kun je aflezen of je buurthuis met haar middelen is uitgekomen. De uiteindelijke beheersing van kosten en opbrengsten lees je af aan de hand van het saldo op de jaarrekening. De leiding of het bestuur is doorgaans in staat dit op een eenvoudige manier vast te stellen.

    Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak

  • Meer van onze leden

    Stichting Het Schermereiland

    Stichting Het Schermereiland

    Stichting Het Schermereiland is een vrijwilligersorganisatie. Vrijwilligers vormen de smeerolie van de samenleving. ...

    Lees meer >
    Bewonersraad Rochdale

    Bewonersraad Rochdale

    • Amsterdam

    De vereniging ‘Bewonersraad Rochdale’ is het hoogste adviesorgaan van de bewoners bij de Raad van Bestuur van ...

    Lees meer >
    Wijkplatform Brukske

    Wijkplatform Brukske

    • Venray

    Het Wijkplatform is een stichting die bestaat uit een vaste kern van betrokken bewoners uit de wijk Brukske.  Het ...

    Lees meer >