Stappenplan voor gemeenten – met tips

Zorg voor uitnodigende communicatie

Het is niet vanzelfsprekend dat bewonerscollectieven op de hoogte zijn van het actuele gemeentelijke beleid rondom uitdaagrecht. Een goede eerste stap is om helder naar buiten te brengen dat er gebruik gemaakt kan worden van het uitdaagrecht en dat je er als gemeente enthousiast over bent.

• Dat kan bijvoorbeeld op de website en via de socials van de gemeente. Zie bijvoorbeeld de websites van Gemeente Amsterdam en Delft die dat heel uitnodigend en/of uitgebreid doen. Met een concrete en pro-actieve oproep aan bewoners om plannen in te dienen.
• Een open informatiebijeenkomst werkt ook goed. Daarin kan je goed uitleggen hoe de gemeente de uitvoering voor zich ziet, welke kaders er zijn en hoe een aanvraag in z;n werk gaat. Ook kan je mogelijke voorbeelden laten inbrengen en alvast eens met elkaar aftasten of ze in aanmerking komen voor uitdaagrecht. Verder kan je ambtenaren of zelfs raadsleden aanwijzen die concreet gaan meedenken met een aantal kansrijke ideëen. Zie Stadsdorp Elsrijk.   

Maak ook duidelijk bij wie ze terecht kunnen en houd de lijntjes kort.

Stel heldere voorwaarden op

Sommige taken zijn geschikt voor een uitdaging, andere taken misschien niet. Bepaal op welke onderwerpen je bewoners wil uitnodigen om een plan in te dienen maar sta ook open voor ideeën die er op het eerste gezicht buiten vallen.

Je kan bijvoorbeeld globaal vragen om in het plan op te nemen:

• • De taak die ze willen overnemen
  • Wie er bij het initiatief betrokken zijn en hoe het draagvlak is georganiseerd
  • Waarom hun plan beter of goedkoper is. Wat is de meerwaarde als zij het doen?
  • Betrokkenheid, kennis en/of ervaring
  • De kosten die eraan verbonden zijn
  • De manier waarop ze met de gemeente willen samenwerken
  • Hoe ze willen werken aan kwaliteit en continuïteit
    en verantwoording

Met als kanttekening dat het maken van een plan niet een drempel moet zijn om een initiatief te nemen. Soms kan een gesprek of een schets ook al voldoende zijn. Waar het nodig is meer vast te leggen, moet gekeken worden of er ondersteuning nodig is om dit plan te schrijven.

Ga in gesprek en ga het doen

Ga niet eindeloos beleid zitten maken of onderzoek doen. Doordenk bij voorkeur samen in grote lijnen wat je wilt, maar ga snel aan de slag in gesprek met bewoners. Het beste leer je in de praktijk en door te doen. De tijd is aangebroken om vlieguren te maken. En aan de hand daarvan successen te boeken, te leren van de dingen die niet goed gaan en dit zo veel mogelijk uit te wisselen!

Hou het licht, zeker in het begin. Vraag om de contouren van het plan, vraag geen volledig uitgewerkt businessplan. Dan is er ruimte om samen te bedenken hoe het idee verder kan worden geholpen en uitgewerkt in een plan. En voorkom je dat de gemeentelijke organisatie overvallen wordt door challenges. In een vroeg stadium kunnen de vakinhoudelijke collega’s vanaf het begin hun kennis beschikbaar stellen (welk budget is beschikbaar en wat verwachten we daarvoor terug), meedenken en de mogelijkheden van een challenge samen met de  initiatiefnemers verkennen.

Misschien kan de gemeente ook nog andere instrumenten en/of budgetten inzetten om het initiatief verder te helpen. Soms voldoet een idee echt niet aan de criteria voor
het uitdaagrecht. Het uitdaagrecht is geen doel op zich. Als je een maatschappelijk
initiatief langs andere wegen verder kunt helpen, is dat ook prima.

Doe het open en werk samen met bewoners

Zodra bewonerscollectieven zich melden is het verstandig om in een vroeg stadium in gesprek te gaan. Om te voorkomen dat je er als gemeente of als bewonerscollectief veel tijd in stopt en het op niets uitloopt. Het proces richting een haalbaar plan samen doorlopen, maakt de kans op een succesvolle opdracht én uitvoering groter. 

Werk transparant en toegankelijk: denk welwillend en onderzoekend mee, maar geef ook aan wat wel en niet kan. Er is altijd een zekere spanning tussen dat wat inwoners willen en de regels en procedures die een gemeente in acht moet nemen. Daar kun je open over zijn. De regels zijn er ook niets voor niets. En zeg het gewoon als je zaken nog niet weet.

Aan de basis van goed uitgevoerd uitdaagrecht staat een gemeentelijke begroting die begrijpelijk en toegankelijk is. Als een maatschappelijke organisatie of buurtcollectief denkt een opdracht beter te kunnen uitvoeren en daar een haalbaar plan voor wil indienen, is het essentieel dat ze het beschikbare budget kunnen raadplegen en op basis daarvan een eigen begroting kunnen opstellen. Het meest ideale is een begroting die specificeert op wijkniveau of dorpsniveau. Wees ook hier in open.

Werk intern samen

Initiatieven raken vaak aan meerdere afdelingen, beleidsvelden (en begrotingsposten). Haak vanaf het begin collega’s aan om ze te enthousiasmeren en bij een challenge te onderzoeken waar mogelijkheden en beperkingen zitten. Dan blijken soms mooie combinaties mogelijk: sociaal aan de slag in het groen kan bijvoorbeeld best gefinancierd vanuit zowel fysiek als sociaal beleid.

Niet alleen de samenleving is aan het veranderen: de gemeente verandert mee. Het uitdaagrecht is een van de instrumenten om de gemeente te openen. Investeer hierin en
geef dit tijd. Niet elke medewerker is snel gewend aan deze nieuwe situatie. Laat ze wennen aan de omslag en neem ze mee. Iemand van vastgoed kijkt anders naar
een challenge dan een wijkregisseur. En een aanbestedingsjurist kijkt weer naar andere zaken dan een re-integratiemanager. Laat ze meedenken, vanuit hun eigen expertise, over hoe het initiatief kan werken.

Ontwerp een eenvoudig stappenplan

• Hoe communiceer je? Maak op een passende manier bekend dat er zoiets is als het uitdaagrecht (zie tip 1). En zorg voor vindbare ingangen en aanspreekpunten voor inwoners.
• Hoe laat je een challenge indienen?: zorg dat inwoners hun idee bij een procesbegeleider kunnen indienen (liever niet bij de gechallengde afdeling!). Dat kan dan via een formatje of een gesprek. Maak duidelijk dat inwoners niet alles al 100% uitgewerkt hoeven te hebben voor ze contact opnemen.
• Hoe bespreek je het idee? als de betrokken ambtenaren het idee enigszins zien zitten (een simpele vraag als “Denken we dat dit zou kunnen gaan werken?” kan al voldoende zijn) organiseer dan een eerste gesprek, om te kijken waarom het gaat en hoe kan worden samengewerkt. En wat moeten we nog weten of uitzoeken? Betrek vakinhoudelijke collega’s in een vroeg stadium, zij vinden het fijn om vanuit hun expertise mee te kunnen denken.
• Hoe begeleid je het proces? de eerste contacten leveren vaak huiswerk op voor beide partijen. De gemeente moet uitzoeken welk budget beschikbaar is en welke regels en voorwaarden gelden. De inwoners kunnen dan hun plan verder uitwerken en eventueel nog anderen betrekken. Help ze waar nodig, maar neem het niet over!
• Hoe neem je een besluit? vraag wel advies aan vakambtenaren, maar laat hen niet besluiten over het ingediende idee, aangezien in feite hun werk wordt uitgedaagd. Je kunt een adviesgroep maken van de procesbegeleider(s) en management, zij kunnen de keuze maken of je de beslissing bij de vakwethouder(s) legt. Je kunt ook
  inwoners laten adviseren of meebeslissen.
• Hoe houd je toezicht? Inwoners gaan met gemeenschapsgeld aan de slag in het publieke domein. Dat vraagt om een passende verantwoording: hoe en wanneer gaan zij laten zien wat hun werk opleverde? Welke evaluatiemomenten zijn er? En vraag de inwoners ook om toezicht op de inzet van de gemeente. Maak samen afspraken, waarbij je beiden waakt voor te zware administratieve lasten.
• Hoe evalueer je en laat je het effect zien? De beste manier om aan je gemeente en je inwoners te laten zien dat het uitdaagrecht werkt, is werkende challenges te laten zien. Denk vooraf na over hoe je dat laat zien (website, filmpjes, ambassadeurs, lokale verantwoordingsdag…) Pas wel op voor bovenmatige (extra) administratieve lasten, voor de gemeente en/of voor de inwoners. Die last verminder je (voor de organisatie en de inwoners) door al op voorhand goed te bedenken wat je achteraf écht wilt weten. Hoe organiseren we de hoogst noodzakelijke (publieke) verantwoording?

Geniet van het proces en bereid je voor op wat beren

Je gaat de gemeenschap beter leren kennen, komt in contact met allerlei inwoners. Inwoners kijken met een frisse blik naar hoe de gemeente werkt. Daarvan valt veel te leren. Het kan inspirerend zijn om het enthousiasme te ervaren van inwoners die vanuit intrinsieke motivatie iets ondernemen. Ze doen het niet omdat het hun werk is, maar omdat het voor hen belangrijk is. En dat doen ze vaak met aanstekelijke energie. Daarnaast ga je ook intern in de organisatie anders samen werken. Bij een challenge zijn vaak meerdere afdelingen betrokken. Leer je die ook eens kennen! Geef het proces de tijd en de ruimte. Geef ideeën ook het voordeel van de twijfel. En vier je successen. Maak bijvoorbeeld van de formele ondertekening van een challenge-overeenkomst  een feestelijke bijeenkomst met taart. En de foto gaat op kan op de socials.

En ja, er komen ook beren op de weg. Soms zullen initiatieven niet (lijken te) passen in het beleid of in de regels. Ga dan om de tafel om te kijken of de regels tijdelijk weg kunnen,
of er misschien rek in de regel zit, of dat de regel ook hier moet gelden. Rechtsregels – bijvoorbeeld rond inkoop, veiligheid, kwaliteit, transparantie, aansprakelijkheid,
concurrentievervalsing, certificeringen etc. – zijn (meestal) geen onzin. Ze zijn er met een reden: om inwoners te beschermen tegen elkaar en tegen de overheid. Maar ze zijn vaak opgesteld vanuit de logica van de overheid. Kijk niet alleen naar de letter maar ook naar de geest van de
regels. Maak duidelijke afspraken over zaken als veiligheid, kwaliteit en aansprakelijkheid, mocht er iets mis gaan in de uitvoering. Weeg steeds het belang om ruimte te
geven aan initiatieven af tegen de belangen die door de regels worden beschermd. Werk vanuit de bedoeling.