Hoe maak je een communicatieplan?

Interne analyse:

• Wie zijn jullie als organisatie?
• Wat is jullie missie en visie?
• Hoe communiceren jullie nu en past dat bij wie jullie willen zijn?
• Welke resultaten zijn al geboekt?

Externe analyse:

• Welke zaken van buitenaf hebben invloed op je initiatief?
• Welke ontwikkelingen spelen er in de wijk of het dorp?
• Wie zijn belangrijke partners?
• Waar liggen kansen en uitdagingen?

De inzichten uit de interne en externe analyse kun je samenvatten in een SWOT-analyse. Deze analyse helpt je om overzicht te krijgen van je situatie: wat zijn je sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen. Voorbeeld? Sterke punten: enthousiaste vrijwilligers. Zwakke punten: weinig ervaring met sociale media. Kansen: gemeentelijke subsidie beschikbaar. Bedreigingen: vergelijkbare activiteiten van andere organisaties.

Beschrijf wat je met je communicatie wilt bereiken. Betrek hierin de knelpunten uit de SWOT-analyse. Formuleer je communicatiedoelstellingen zo concreet mogelijk. Dus niet: ‘Ik wil meer bekendheid’, maar: ‘Ik wil meer bezoekers bij mijn wekelijkse activiteiten’, of: ‘Ik wil nieuwe vrijwilligers aantrekken.’ Maak eventueel gebruik van de SMART-formulering: alle doelen moeten Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. Houd in gedachten dat je met je doelstellingen veranderingen wilt aanbrengen in kennis, houding en gedrag van de doelgroep.

Bepaal wie je wilt bereiken. Niet iedereen is hetzelfde; elke doelgroep heeft een andere aanpak nodig. Richt je je met je initiatief bijvoorbeeld op ouderen, jongeren of de hele buurt? Om gerichter te kunnen communiceren, kun je persona’s maken. Dit zijn realistische profielbeschrijvingen van verzonnen personen.

Wat wil je dat je doelgroep onthoudt? Probeer dat in één zin te formuleren. Denk ook na over hoe je die boodschap overbrengt. Oftewel: denk na over je ‘tone of voice’. Is deze formeel of informeel? Enthousiast of ingetogen? De tone of voice moet passen bij de doelgroep. Immers, jouw doelgroep moet jouw boodschap begrijpen. Zorg er vervolgens voor dat je deze toon altijd en overal gebruikt, zodat je herkenbaar blijft.

Wanneer je doelstellingen, doelgroep, boodschap en tone of voice duidelijk zijn, kun je je communicatiestrategie bepalen. Deze laat zien op welke manier de communicatiedoelstellingen behaald kunnen worden. Bepaal bijvoorbeeld of je vooral wilt zenden of ook interactie wilt, wanneer en hoe vaak je communiceert en of je je richt op alle communicatiemiddelen of liever focust op één of twee kanalen.

Of je je nu op één of meerdere kanalen wilt focussen, kies altijd voor de kanalen die passen bij je doelgroep. Bedenk waar ze actief zijn (online, offline of een combinatie) en wanneer je ze het beste kunt bereiken.

Vergeet niet om een budget voor je communicatieplannen vast te stellen. Dit geeft richting en voorkomt teleurstellingen. Neem in je specificatie zowel de materiële kosten als personeelskosten mee.

Een goed communicatieplan zorgt ervoor dat je je doelen behaalt. Kijk regelmatig of dit daadwerkelijk zo is. In stap 2 heb je je doelen SMART geformuleerd, waardoor ze meetbaar zijn. Worden activiteiten beter bezocht? Reageren mensen op berichten? Wanneer je regelmatig evalueert, kun je op tijd bijsturen.