Administratieve organisatie

Wie is waarvoor bevoegd binnen het BewonersBedrijf? Welke afspraken zijn er over het geven of aannemen van geschenken? Welke eisen stel je aan de volledigheid en controleerbaarheid van je informatievoorziening? Wat is je procedure voor het maken van het jaarverslag? Het antwoord op vragen als deze liggen aan de basis van je administratieve organisatie.

Bij administratie zijn we gauw geneigd alleen aan geld te denken. Maar naast financiële administratie bestaan ook voorraadadministratie, debiteurenadministratie, administratie van (ver)huurcontracten, goederenstromen, en dergelijke. Ook de postbehandeling en de archivering zijn vormen van administratie. Al die administraties hebben gemeen dat ze gericht zijn op informatiebehandeling. “Administreren is het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en functioneren van een organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd”, luidt de Starreveldse definitie.

Organisatie van de informatievoorziening

Administratieve organisatie staat dan voor alle administratieve functies, regelingen en procedures binnen je organisatie, die samen zorgen voor een adequate registratie. Een goede administratieve organisatie zorgt er bijvoorbeeld voor dat de penningmeester het budget kan bewaken, omdat is geregeld dat deze bij begrotingsoverschrijdingen altijd direct wordt geïnformeerd. Of dat er geen onterechte uitgaven worden gedaan, omdat de betalingsprocedure is gekoppeld aan wie bevoegd is om uitgaven te doen.

Bij administratieve organisatie gaat het erom antwoorden te vinden op de wat-, wie- en hoe-vraag:

• Wat: welke informatie is nodig?
• Wie: wie zorgt ervoor dat die informatie er komt?
• Hoe: hoe kan die informatie zo betrouwbaar mogelijk ter beschikking komen?

Administratieve functies, regelingen en procedures

Elk BewonersBedrijf zal de administratieve organisatie op zijn eigen wijze invullen. Een overzicht van de functies, regelingen en procedures waarin een organisatie over het algemeen in kan voorzien:

Functies

• Boekhouding: dagboek(en), grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie.
• Begroting: opstellen begroting, calculaties, analyse en budget bewaking.
• Kas en liquiditeitsbeheer: facturering, declaraties, aantrekken liquiditeit, beleggen overtollige liquiditeit.
• Automatisering en administratieve organisatie: financieel pakket, bijhouden en actualiseren van procedures en werking van procedures.
• Salarisadministratie:a. vaststelling van de gewerkte tijd, berekening van de bruto- en netto lonen, berekening en afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekering en pensioenen.
• Voorraad en orderadministratie: de controle op de aanwezige voorraad, de orderbevestiging.
• Postregistratie en archief: vastlegging, distributie en bewaren van in- en uitgaande post, archiefbeheer en bibliotheekbeheer.

Procedures

• Verhuur van ruimtes en materiaal
• Bestellingen
• Behandeling van in- en uitgaande post
• Behandeling van inkomende facturen en uitgaande facturen
• Declaratieprocedures
• Verplichtingenprocedures
• Kasbeheer
• Post- en archiefbeheer

Regelingen

• Bevoegdheid:  Wie is er bevoegd voor de organisatie inkopen te doen, contracten te sluiten en dergelijke en tot welk bedrag?
• Interne controle: Een betrouwbare administratieve organisatie bouw je op basis van interne controle, in de vorm van, bijvoorbeeld, functiescheiding. Twee voorbeelden:

Voorbeeld 1: Degene die het biertje uitschenkt heeft dat in veel gevallen zelf ingekocht, uit de voorraadruimte gehaald en er bij verkoop contant geld voor ontvangen. Een kwaadwillende medewerker kan voor eigen rekening in- en verkopen en de winst in zijn of haar zak steken. Omdat inkoop en verkoop materieel en financieel in één hand zijn, is er in dit voorbeeld geen sprake van functiescheiding.

Voorbeeld 2: Kosten van incidentele en contant afgerekende ruimteverhuur worden vaak op dezelfde rekening gezet als de consumpties van de huurder. De verhuur van de ruimte is dan alleen vast te stellen uit de rapportage van het buffet. Hier is sprake van beperkte functiescheiding.

Bij omzetprognose gaan we verder in op functiescheiding in BewonersBedrijven.

• Volledigheid: Bijvoorbeeld rekeningen die worden uitgeschreven voor ruimteverhuur of consumpties altijd op voorgenummerde rekeningen zetten, zodat je eenvoudig kunt vaststellen of er rekeningen ontbreken.
• Controleerbaarheid: Binnenkomende rekeningen moeten bijvoorbeeld aan een aantal eisen voldoen, zoals dat ze ten minste op naam zijn gesteld van je buurthuis.
• Verzekeringen: Periodiek moet het bestuur zich bijvoorbeeld buigen over eventuele risico’s voor de organisatie en de bestaande polissen herzien – als daar, bijvoorbeeld door gestegen prijzen, redenen voor bestaan. Er moet een systeem bestaan om nieuwe aanschaffingen of afstotingen, maar ook andere toe- of afgenomen risico’s, direct te melden zodat je maatregelen kunt nemen.

Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak