Werkplan: Barexploitatie

In het werkplan beschrijf je concrete doelstellingen op basis van je beleidsplan. Zo’n werkplan maak je in de regel op jaarbasis. In deze serie lopen we de verschillende onderdelen van het werkplan langs: doel en opzet, gebouw en inventaris, medewerkers, en barexploitatie. In het vijfde en laatste deel: een plan voor je barfunctie.

De kantine- of barfunctie is geen primaire functie van het buurthuis. Het is een afgeleide, maar wel erg belangrijke functie omdat het voor sommige wijkaccommodaties de belangrijkste bron van inkomsten is.

Een werkplan voor de barexploitatie opstellen kost weinig inspanning als de omzet gering is of de barexploitatie volledig uit handen is gegeven. Het gaat dan om niet meer dan een lijstje aandachtspunten. Is de kantine- of barexploitatie qua omzet wel van betekenis, of is een bestuur zelf volledig verantwoordelijk voor de exploitatie, dan is het opstellen van het werkplan een serieuze zaak. In dit geval moet het werkplan beschrijven hoe de verantwoordelijkheid is geregeld en wie welke taken wanneer moet uitvoeren.

Het werkplan moet aangeven:

Hoe de verantwoordelijkheid voor de barexploitatie is geregeld.

• Het bestuur is eindverantwoordelijk voor deze functie van de accommodatie. Hoe is de interne organisatie c.q. taakverdeling georganiseerd? Heb je ervoor gekozen de bar in eigen beheer te exploiteren of is dit uitbesteed? Deze keuze kun je op bepaalde tijden evalueren, bevestigen of veranderen.
• De rol en verantwoordelijkheid van een eventuele beheerder is per keuze ook verschillend in te vullen.

Hoe moet je rapporteren en verantwoording afleggen?

• Soms zal een dag-tot-dag-overzicht nodig zijn, maar in de meeste gevallen kun je volstaan met een uittreksel van de kwartaalcijfers of een kwartaaloverzicht.
• Is er een beheerder aanwezig dan kun je bijvoorbeeld kiezen voor een vorm waarbij de beheerder, eventueel via een Bestuurscommissie Barbeheer, aanbevelingen aan het bestuur of aan een eventueel aanwezig DB doet.
• Op grond van prognoses of streefcijfers kun je controleren of alles naar wens verloopt of dat er bijstellingen nodig zijn.
• Hoe wordt er gerapporteerd en verantwoording afgelegd over de uitvoering? Krijgen de verantwoordelijke personen en instanties gegevens voor het volgende beleids- of werkplan doorgespeeld?

Welke consequenties in- en externe ontwikkelingen hebben.

• Ontwikkelingen bij gebruikers, omdat zij de belangrijkste factor in de omzet zijn.
• Ontwikkeling in kwaliteit en beschikbaarheid van medewerkers.
• Het beleid van de gemeente voor wat betreft vestigingsbeleid en horecavergunningen.
• De Arbowet voor wat betreft de veiligheidsrisico’s.
• De leveranciers i.v.m. onderhandelingen over contracten.
• Bouwtechnische aanpassingen en noodzakelijk onderhoud.
• Andere horecagelegenheden, hetzij als partner, hetzij als concurrent.
• De buurt, denk aan geluidsoverlast en parkeren in de buurt.

In dit downloadbare voorbeeld is een schema uitgewerkt gebaseerd op het zelf exploiteren van de bar. In de denkbeeldige accommodatie is zowel een beheerder aanwezig als een bestuurscommissie barbeheer benoemd.

Lees ook:

• Werkplan: Doel en opzet
• Werkplan: Gebouw en inventaris
• Werkplan: Medewerkers
• Werkplan: Programma en pr
• Barexploitatie
• Exploitatievergunning

Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak