Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van je organisatie. In het document neem je praktische regels op over bijvoorbeeld de gang van zaken in je kantine, het bijhouden van de financiële administratie en het bijeenroepen van vergaderingen.

Het maken van een huishoudelijk reglement is niet verplicht, maar wel handig: als iedereen binnen je organisatie de regels kent, werkt dat een stuk prettiger en efficiënter en voorkom je problemen. Heeft je organisatie een huishoudelijk reglement, dan moet iedereen zich er aan houden. Het is gebruikelijk dat binnen een vereniging de Algemene Ledenvergadering en binnen een stichting het bestuur het huishoudelijk reglement opstelt en wijzigt. Als het strijdig is met de statuten, gaan de statuten voor. In de praktijk betekent dat meestal dat het huishoudelijk reglement wordt aangepast.

Huishoudelijk reglement van een stichting

Er is niet één vast stramien voor het opstellen van een huishoudelijk reglement. De praktische regels binnen een organisatie hangen namelijk af van talloze factoren, zoals de doelstelling en algemene werkwijze, de structuur van de organisatie, regels die wel of niet in de statuten zijn opgenomen enzovoorts. Bij het opstellen van een huishoudelijk reglement kun je denken aan het opnemen van de volgende regels:

1. Algemene bepalingen

In de Algemene bepalingen neem je dingen op als de naamvoering (‘De vereniging genaamd …, hierna te noemen “de
vereniging”‘), wanneer het reglement van toepassing is, hoe de stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, enzovoorts.

2. Het bestuur:

• voordracht
• benoeming
• weigering van kandidaten
• akkoordverklaring
• zittingsduur
• rooster van aftreden
• geldelijk voordeel
• bestuursbevoegdheden
• de vergaderingen
• frequentie
• convocatie (oproep tot bijeenkomst of vergadering)
• agendapunten
• doel van de vergaderingen
• stemmen
• openbaarheid en toezending stukken

3. Het dagelijks bestuur:

• samenstelling
• frequentie van vergaderen
• bevoegdheden
• verantwoording

4. De stichtingsraad (of deelnemersraad of gemeenschapsvergadering):

• doel en taak
• samenstelling
• zittingsduur
• vergaderingen
• bevoegdheden
• openbaarheid

5. Taak van de voorzitter

6. Taak van de secretaris

7. De penningmeester

• taak
• middelen
• groepskassen

8. Stuurgroepen (werkgroepen, deelnemersgroepen, commissies):

• instelling
• bevoegdheden
• overleg

9. Vrijwillige medewerkers

Lees voor meer informatie het dossierartikel over vrijwilligersbeleid.

10. Personeelsleden:

• benoeming
• taak en bevoegdheden
• leidinggeven
• werkplanning
• samenvatting
• begeleiding
• arbeidsvoorwaarden

11. Het beleidsplan, het werkplan, het programma en het jaarverslag

12. Slotbepalingen

Klik hier voor een voorbeeld van een huishoudelijk reglement van een stichting.

Huishoudelijk reglement voor een vereniging

Voor het huishoudelijk reglement van een vereniging geldt eigenlijk hetzelfde: welke regels erin staan is sterk afhankelijk van de doelstelling, werkwijze en structuur van de organisatie. In het huishoudelijk reglement van een vereniging neem je bijvoorbeeld op:

• Acceptatie van leden
• Contributieregeling
• Schorsing als lid van de vereniging
• Schorsing in een functie waarin een lid door de Algemene Vergadering of het Algemeen Bestuur is benoemd
• Ontheffing, opzegging en ontzetting
• Algemene Vergadering
• Stemmen
• Algemeen Bestuur
• Dagelijks Bestuur
• Bijeenkomst van voorzitters en coördinatoren van werkgroepen
• Werkgroepen
• Geschillencommissie
• Adviseurs
• Fondsen, instellingen en stichtingen
• Financieel economisch beheer
• Wijzigingen
• Slotbepalingen

Zie voor een voorbeeld dit Model huishoudelijk reglement voor een vereniging op de website van Verenigingen.nl.

Bronnen: Verenigingen.nl, Dorpshuizen.nl