Bezettingsgraad en bezettingsschema

Welke ruimtes zijn op welk moment verhuurd? Dat houd je bij in een simpel overzicht, wat we een bezettingsschema noemen. In één oogopslag zie je niet alleen of een ruimte beschikbaar is, maar ook hoe groot een ruimte is en welk materieel er aanwezig is.

Ruimteverhuur is een belangrijke inkomstenbron van veel buurthuizen. Zalen, vergaderruimtes, de foyer; allemaal kunnen ze (tegen betaling dan wel gratis) beschikbaar worden gesteld aan buurtbewoners, organisaties en bedrijven. Het bezettingsschema helpt je enerzijds om de bezettingsgraad van de ruimtes in beeld te brengen. Anderzijds is het een makkelijke manier om te zien of een ruimte op een bepaald moment nog beschikbaar is wanneer een potentiële huurder deze probeert te boeken.

In het bezettingsschema geef je bijvoorbeeld per dagdeel en per ruimte aan of deze in gebruik is. Per ruimte geef je aan hoe groot deze is, hoeveel mensen erin passen en welke faciliteiten er zijn. Om een begin te maken download je dit voorbeeld bezettingsschema, en vul je deze in met de gegevens van de ruimtes in jouw buurthuis.

Bezettingsgraad

Door zo’n bezettingsschema bij te houden, bouw je een overzicht op van de bezettingsgraad gedurende (bijvoorbeeld) een jaar. Dat is handig, want het geeft inzicht in de mate waarin ruimtes over een bepaalde periode verhuurd zijn geweest. Een overzicht van de bezettingsgraad kun je weer gebruiken in je jaarverslag. Bij een voldoende bezetting van de accommodatie is het bijvoorbeeld een manier om subsidiënten te laten zien dat hun bijdrage goed is besteed.

Ook bij het onderbouwen van de noodzaak van uitbreiding- of nieuwbouw van je pand speelt de bezettingsgraad een rol. Met zo’n schema kun je aantonen dat het gebouw in de huidige vorm de huidige vraag van de huurders niet aankan en met hoeveel extra ruimte dat probleem opgelost kan worden.

Lees voor meer informatie over ruimteverhuur de dossierartikelen Verhuurbeleid en huurtarieven en Gebruikers om niet.

Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak