Beheersplan en map

  • Wat komt er allemaal kijken bij het beheren van je wijkaccommodatie? Die vraag beantwoord je in het beheersplan, een verzameling van alle taken, afspraken en regelingen die nodig zijn om een pand gebruiksklaar te maken en te onderhouden.

    Een buurthuis is geen doel op zich. De accommodatie is het middel of de door het bestuur gestelde doelen te realiseren. Maar zo’n accommodatie brengt een hoop verantwoordelijkheden, eisen en taken met zich mee. Die vat je samen in het beheersplan. Huurcontracten, een werkplan en gedragsregels; deze verzamel je stuk voor stuk in één map, waarop iedereen – van bestuursleden tot medewerkers – op terug moet kunnen vallen.

    Onderdelen van het beheersplan

    Een beheersplan is op te delen in drie hoofdzaken, namelijk:

    • Het gebruiksklaar maken en houden van de verschillende ruimtes
    • Het onderhoud van de accommodatie
    • Voorwaarden voor het gebruik van de ruimten.

    Deze drie zaken vormen het technisch beheer van je pand. Laten we kijken welke onderdelen per hoofdzaak terug moeten komen in het beheersplan.

    1. Het gebruiksklaar maken en houden van de verschillende ruimtes

    De belangrijkste documenten voor in de map van je beheersplan zijn:

    •  Een overzicht van de verschillende ruimtes in je buurthuis en waarvoor ze kunnen worden gebruikt. Geef per ruimte bijvoorbeeld de oppervlakte, het maximum aantal personen, de inrichting en toegankelijkheid voor minder validen aan. Benoem ook de aanwezige mogelijkheden (wel of geen podium, vouwwand, etc.) hulpmiddelen (microfoon, ringleiding, etc.).
    • Een bezettingsschema waarop je bijhoudt wie welke ruimte gedurende welke tijd waarvoor gebruikt. Zo’n rooster geeft een overzicht van de bezetting per dag, week, maand en jaar.
    • Het werkrooster, waarin je voor een bepaalde periode voor alle medewerkers de taken aangeeft voor het gebruiksklaar maken van de ruimtes.

    2. Het onderhoud van de accommodatie

    De belangrijkste documenten voor in de map van je beheersplan zijn:

    •  Het onderhoud. Dat wil zeggen: zowel een overzicht van het dagelijks onderhoud als het preventief onderhoud van gebouw, inrichting en inventaris. Wie verantwoordelijk is voor welk onderhoud, hangt af van de eigendomsverhouding. Is de eigenaar niet de gebruiker van het pand, dan staat in het huurcontract waar de verantwoordelijkheid van de verhuurder ophoudt en waar die van de huurder begint. In principe is de verhuurder verantwoordelijk voor het grote onderhoud aan de buitenkant van de accommodatie; de huurder zorgt voor de binnenkant, inventaris en inrichting. In het beheersplan geef je in ieder geval aan:
      • wie voor welke onderhoudstaken verantwoordelijk is
      • wanneer welk onderhoud moet worden gepleegd
      • door wie
      • wat de kosten mogen zijn
      • voor wiens rekening die kosten zijn.
    • De schoonmaak en eventuele kleine reparaties. In het beheersplan leg je vast wie wat waar op welk moment doet en wat de kosten mogen zijn.
    • De verzekering. In het beheersplan geef je aan hoe en bij wie het gebouw en de activiteiten in het gebouw verzekerd zijn. Deze lopen uiteen van opstal-, inboedel- en glasverzekeringen tot wettelijke aansprakelijkheid-, ongevallen- en kostbaarhedenverzekeringen. Voeg ook een beschrijving toe van de te volgen procedure wanneer een verzekering moet worden aangesproken.
    • Veilig en toegankelijk. Opgenomen zijn checklisten met maatregelen die in en rond de accommodatie genomen zijn. Daarbij is aangegeven wanneer deze moeten worden gecontroleerd en door wie. Uiteraard ook hier een procedure hoe te handelen in geval van ongelukken.
    • Het energiebeheer voor de accommodatie. Hierin neem je regels op voor het instellen van de verwarming en alle energiebesparende maatregelen.

    3. Voorwaarden voor het gebruik van de ruimten

    De belangrijkste documenten voor in de map van je beheersplan zijn:

    • Een gebruikersreglement, waarin je aangeeft hoe het bestuur wenst dat de beschikbare ruimtes gebruikt worden. Leg hier vast hoe de huurder of gebruiker met de inventaris en apparatuur dient om te gaan en hoe zij de ruimte na gebruik moet achterlaten.
    • Openings– en sluitingstijden. Talloze factoren spelen mee in het beslissen wanneer je wijkaccommodatie opent en sluit. Leg de tijden goed vast, zodat er geen discussie over kan ontstaan en het voor gebruikers duidelijk is wanneer zij een ruimte in kunnen en uit moeten.
    • De gehanteerde prijzen. De prijs voor faciliteiten die je verstrekt aan gebruikers zijn meestal al vastgelegd in de huurprijs. Leg daarom in het beheersplan vast hoeveel drank en etenswaren kosten aan de bar, plus eventuele aparte prijzen voor verhuur en consumpties voor verenigingen of clubs die vaak gebruikmaken van je accommodatie.
    • De wijze van betaling en facturering. In je beheersplan moet duidelijk zijn hoe en wanneer gebruikers betalen, of er sprake is van vooruitbetalingen, of zij een borgsom moeten betalen, enzovoorts.
    • De gebruikscontracten en verhuurcontracten, waarin je vastlegt tegen welke voorwaarden ruimtes ter beschikking worden gesteld.

    Bijzondere beheerssituaties

    Er zijn een aantal uitzonderingen waar je rekening mee moet houden in het beheersplan en in huurcontracten met gebruikers:

    • Neem in het huurcontract afspraken op over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten, zoals de hal, foyer, toiletten, bergruimten, kleedruimten, etc.
    • Besteed aandacht aan zelfstandige gebruikers, zoals maatschappelijk werk of de thuiszorg. Zij doen hun werk vanuit de accommodatie en houden er hun spreekuur. Neem in het huurcontract op hoever die zelfstandigheid reikt. Denk aan het recht op een eigen sleutel en het zorgen voor een eigen buffetvoorziening. Deze afspraken moeten passen in het beheersplan en mogen de dagelijkse gang van zaken in je buurthuis niet verstoren.
    • Er gelden eventueel aparte regels voor beperkt gebruik van de faciliteiten in je wijkaccommodatie. De plichten qua beheer leeg je vast in je beheersplan.

    Bron: Dorpshuizen.nl

  • Meer van onze leden

    Stichting Behoud GAS!fabriek

    Stichting Behoud GAS!fabriek

    • Alkmaar

    "Behoud culturele erfgoed" Stichting Behoud GAS!Fabriek zet zich met vrijwilligers en steun van betrokken ...

    Lees meer >
    BewonersBedrijf Delfzijl Noord

    BewonersBedrijf Delfzijl Noord

    • Delzijl

    “We kunnen het zelf beter, goedkoper en duurzamer!” Een bewonersbedrijf is een bijzonder bedrijf. Het is een ...

    Lees meer >
    BewonersBedrijf Delfzijl Noord

    BewonersBedrijf Delfzijl Noord

    • Delzijl

    “We kunnen het zelf beter, goedkoper en duurzamer!” Een bewonersbedrijf is een bijzonder bedrijf. Het is een ...

    Lees meer >