Toe aan personeel? Tips en ervaringen uit de praktijk

  • Voor veel ondernemende bewonersinitiatieven in de groei, is het vaak wikken en wegen voor je besluit personeel aan te nemen. Een vast gezicht op de werkvloer is wel zo prettig en ook fijn voor de continuïteit. En blijkbaar doe je het goed als bewonersclub. Er komen genoeg inkomsten binnen om er überhaupt over na te denken. Maar hoe groot is het risico precies? En waar moet je rekening houden? We vroegen twee van onze leden naar hun beweegredenen en ervaringen.

    Overzicht en continuïteit gewaarborgd
    Bewonersbedrijf Crabbehoeve – een bruisende ontmoetingsplek in de Crabbehof in Dordrecht- had meteen bij de oprichting in 2014 een coördinator nodig om de meer dan dertig actieve vrijwilligers aan te sturen. Iemand moest overzicht houden op alle activiteiten en roosters op de ontmoetingsplek in Dordrecht met verschillende tuinen, een vergaderruimte, een lunchroom en een atelier.

    Het eerste jaar deed coördinator Mascha dit vrijwillig. Mascha vertelt: Samen met de penningmeester ben ik aan een projectplan gaan werken om fondsen aan te schrijven. Toen dit lukte, was er voldoende financiele ruimte om mij te betalen.”  Iemand in loondienst nemen was op dat moment een te grote stap. Daarom werd Mascha betaald op zzp-basis, vertelt penningmeester Paul Hendriks.

    Tip: Zorg dat je personeel een aanspreekpunt heeft. Ook als je bestuur op afstand bent, kan je zo nu en dan je gezicht laten zien. Zo toon je betrokkenheid en geef je de gelegenheid om wat informeler te sparren.

    “We wilden voor die functie een betaalde kracht,” zegt hij, “omdat je per se iemand nodig hebt die de dagelijkse leiding en coördinatie in handen heeft, iemand die het overzicht heeft en de continuïteit waarborgt. Dat kun je niet vragen van een vrijwilliger, die kan zeggen: ik krijg niet betaald, dus ik heb het recht om te zeggen dat ik deze week even niet kan. Een vrijwilliger is als coördinator moeilijker aan te sturen dan iemand die wordt betaald. Van een betaalde kracht kun je dingen eisen, omdat het in de taakomschrijving staat.”

    Netjes volgens de wet
    Om te voorkomen dat er een fictief dienstverband met de zzp’er ontstond, nam het bewonersbedrijf de coördinator drie jaar geleden in dienst. Eerst met tijdelijke contracten en later met een vast dienstverband. Paul, altijd werkzaam geweest als accountant, regelde alle contracten en salariëring keurig volgens de cao Sociaal Werk. De loonadministratie besteedde hij uit aan een voormalige collega. Het bestuur, waar Paul ook onder valt, had regelmatig gesprekken met de medewerker om haar aan te sturen. “Ik ben ook vaak te vinden op de werkvloer, dus de afstand is klein.” Ook werden er evaluatie- en beoordelingsgesprekken ingelast. Ook hier weer, alles netjes volgens de wet. `

    Tip: Controleer of je bij een CAO aangesloten moet zijn en welke regels er gelden

    Een behoorlijke puzzel
    Bij het runnen van een vrijwilligersorganisatie en ontmoetingsplek komt een hoop kijken. De uitvoering kan vaak niet alleen gedragen worden door een part-time coordinator, ook al wordt hij of zij betaald. Soms moeten beslissingen samen met het bestuur genomen worden. En de marketing/communicatie, de inzet van vrijwilligers op de goede momenten en het runnen van de horeca is bij elkaar een hele puzzel. Als werkgever moet je hier oog voor hebben en dat betekent dat het bestuur in dit geval regelmatig bijspringt om taken op te vangen.  Als Paul alles over mocht doen, zou hij weer in iemand in dienst nemen. “Het is een must” , zegt hij, anders loopt de boel in het honderd.

    Vrijwilliger wordt betaalde arbeidskracht
    Voor Nieuw Rotsoord -een ontmoetingsplaats met kinderboerderij en theehuis in Utrecht- duurde het wel even voordat ze een betaalde kracht hadden waarmee ze goed konden werken. Toen de kinderboerderij in 2004 werd opgericht, werkte Angelique op papier zeven halve dagen per week, maar in praktijk zeven hele dagen per week als beheerder. “We kregen subsidie van de gemeente op voorwaarde dat we dagelijks een halve dag open waren. Maar de dieren moeten natuurlijk ook in de ochtend eten en worden verzorgd. Bovendien moest ik de vrijwilligers ook buiten openingstijden aansturen. Na een aantal jaren me over de kop werken, werd het me te veel. Ik heb aangegeven dat er iets moest gebeuren. Of we moesten een dag dicht en dan zou ik alleen de dieren voeren. Of er moest iemand bij.”

    Een dag dicht was geen optie, dus ging Nieuw Rotsoord op zoek naar een betaalde kracht. Via Vangnet Banen, een re-integratieproject van de gemeente, kreeg Angelique krachten met een afstand tot de arbeidsmarkt onder haar hoede. Nu werd ze eigenlijk nog steeds niet ontlast. “Ik had er in feite nog een vrijwilliger bij, die begeleiding nodig had, terwijl ik iemand naast me nodig had.”

    Professionals
    In 2012 kreeg Nieuw Rotsoord voor drie jaar subsidie om een theehuis op te starten. Vanuit de eigen inkomsten kon het bewonersinitiatief professionals in dienst nemen. Ze namen verschillende managers aan die de Hogere Hotelschool hadden gedaan. Dat leek een heel goed plan, maar deze professionals waren dan niet gewend om met vrijwilligers te werken. Ze werden gek van de chaos op de werkvloer. Uiteindelijk besloot Angelique zelf de touwtjes maar weer in handen te nemen. Totdat een vrijwilliger aanbood om de coördinatie van het theehuis van haar over te nemen. Deze vrijwilliger had altijd in de zorg gewerkt, maar had geen zin meer in alle administratieve rompslomp die daarbij kwam kijken. Het theehuis bestieren leek haar leuk, en ze was gewend te werken met eenzelfde soort doelgroep.

    Besteed je loonadministratie uit. Dat kost wat maar scheelt je veel tijd en rompslomp

    De vrijwilliger kreeg de kans om – zonder al te veel budget – iets van het theehuis te maken. Als het goed zou lopen, kreeg ze een dag betaald. Bij een groot succes, uiteindelijk misschien wel drie dagen. Ze begon met Turkse vijgenkoeken bakken, en dat was zo’n hit, dat meer mensen gingen bakken en kokkerellen. Na een jaar, waren de inkomsten stabiel. De vrijwilliger kreeg een contract. Daarnaast blonk een stagiaire zo uit in dierenverzorging dat Angelique een dag minder kon werken. Nieuw Rotsoord heeft nu 2,5 fte in dienst.

    De administratieve zaken uit handen
    De betaalde krachten krijgen betaald via een payrollbedrijf. Dit bedrijf zorgt ervoor dat de cao wordt nageleefd (verplichte loonsverhoging en de uitbetaling van salarissen) maar springen ook in de bres als er conflicten of problemen zijn. Angelique vertelt “We hebben een collega gehad die tot tweemaal toe overspannen was. Het payroll-bedrijf heeft toen voor de contracten met de bedrijfsarts gezorgd. Natuurlijk hielden wij contact met de collega, maar voor de administratie hoefden we niet te zorgen. Ook emotioneel stond het bedrijf ons bij. Diverse malen voerde het payrollbedrijf gesprekken met ons en de betreffende collega. Daarnaast bieden ze me ook hulp bij het maken van een begroting voor het komende jaar. Je betaalt een payroll-bedrijf per persoon in dienst. Dat zijn wat extra kosten, maar dat zijn de dubbel en dwars waard.”

    Dorpshuizen.nl heeft een handige en uitgebreide personeelswijzer speciaal voor ontmoetingsplekken https://www.dorpshuizen.nl/vraagbaak/personeelswijzer Voor meer informatie over CAO’s check de site van MKB-servicedesk https://www.mkbservicedesk.nl/694/onder-welke-cao-valt-mijn-onderneming.htm

    Kom je er niet goed uit en heb je vragen? Neem contact met ons op! We hebben experts in ons lerend netwerk die je kunnen adviseren op dit gebied. https://www.lsabewoners.nl/gratis-advies-bewonersinitiatieven/

  • Meer van onze leden

    Stichting Buurtgroep Schenkel

    Stichting Buurtgroep Schenkel

    • West
    • Capelle aan den IJssel

    Stichting Buurtgroep Schenkel in Cappelle aan den Ijssel organiseert samen met diverse organisaties in de wijk ...

    Lees meer >
    Stichting Leeszaal Vreewijk

    Stichting Leeszaal Vreewijk

    Leeszaal Vreewijk in Rotterdam is een stichting met een mooi professioneel winkelpand die wekelijks van ...

    Lees meer >
    Loftbewoner-S

    Loftbewoner-S

    De Bewonersvereniging Loftbewoner-s organiseert activiteiten voor en door bewoners (buren). Op deze manier wil zij ...

    Lees meer >