Sleutelplan

  • Een strak sleutelbeleid is cruciaal voor accommodaties waar geen fulltime beheerder aanwezig is. Wanneer groepen die gebruik maken van het pand zichzelf binnen laten, zelf voor koffie en consumpties zorgen, zelf de gebruikte ruimte weer schoonmaken en ook het gebouw weer afsluiten, zijn er heldere afspraken nodig over wie wanneer welke sleutels beheert.

    Waar is de sleutel? BewonersBedrijven hebben meerdere opties om controle te houden over wie wanneer toegang heeft tot het pand. We noemen de meest voorkomende:

    • In de wijk woont iemand waar een groep de sleutel kan afhalen en na gebruik ook weer kan afgeven.
    • In de wijk woont iemand die de sleutel van het pand heeft en het voor een activiteit open doet en na een activiteit afsluit.
    • Iedere gebruikersgroep krijgt zelf een sleutel.

    Ieder systeem heeft zijn eigen voor- en nadelen:

    • Als er een vast sleuteladres in de wijk is, is het wel zaak dat op dit adres de sleutel ook te krijgen is. Als een accommodatie redelijk vaak in gebruik is, vraagt het dus van de sleutelhouder een grote mate van beschikbaarheid om de sleutel af te geven. Daar staat tegenover dat er wel een vorm van controle voor het bestuur is, want de sleutel is immers maar op één vast adres.
    • Nadeel is dat deze persoon wel beschikbaar moet zijn om het gebouw te openen en af te sluiten. Alternatief is dat de leden van het bestuur om beurten sleuteldienst hebben en dus het pand openen en sluiten.
    • Het voordeel van het afgeven van een sleutel aan iedere groep, is dat dit systeem verder niet veel organisatie vergt. Iedere groep laat zichzelf binnen. Nadeel is dat je als bestuur een zekere mate van controle kwijt bent. Immers, als er acht gebruikersgroepen zijn, zijn er ook acht sleutels in omloop. Dit houdt ook in, dat in principe iedere groep naar willekeur het gebouw binnen kan gaan. Om dat te voorkomen, moet je afspraken maken en vastleggen.

    Welk systeem je kiest, is uiteraard sterk afhankelijk van je eigen situatie.

    Afspraken sleutelbeleid

    Duidelijk is wel dat er in ieder geval goede afspraken moeten worden gemaakt. Zeker als je ervoor kiest om iedere groep een eigen sleutel te geven, moet in de huurcontracten duidelijk staan omschreven welke taken en verantwoordelijkheden dit met zich meebrengt. Wanneer mag een groep het gebouw in? Wat mogen ze zelf doen? Wie is verantwoordelijk als er iets kapot gaat? Hoe moet de zaal weer worden achtergelaten?

    Laat niets aan het toeval over en denk goed na wat de uitgangspunten zijn van uw sleutelbeleid. Leg alles op papier vast en laat mensen ook tekenen voor ontvangst van de sleutel.

    Klik hier voor een voorbeeld van een sleutelovereenkomst.

    Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak

  • Meer van onze leden

    Stichting Huis vóór de Wijk

    Stichting Huis vóór de Wijk

    Huis vóór de Wijk in de wijk Imerloo in Arnhem heeft als motto: Actief (voor) Immerloo. Zij faciliteren activiteiten ...

    Lees meer >
    Stichting Buurtgroep Schenkel

    Stichting Buurtgroep Schenkel

    • West
    • Capelle aan den IJssel

    Stichting Buurtgroep Schenkel in Cappelle aan den Ijssel organiseert samen met diverse organisaties in de wijk ...

    Lees meer >
    Stichting Leeszaal Vreewijk

    Stichting Leeszaal Vreewijk

    Leeszaal Vreewijk in Rotterdam is een stichting met een mooi professioneel winkelpand die wekelijks van ...

    Lees meer >