Onderhandelen

  • Onderhandelen is een spel, waarvan je de spelregels moet kennen. Schuif je onvoorbereid aan de onderhandeltafel, dan is de kans groter dat je ontevreden achterblijft. Maar hoe ziet de ultieme voorbereiding voor onderhandelingen eruit?

    Inhoud van de onderhandelingen

    Dit is het onderwerp waarover de onderhandeling gaat, de zaak waarom het draait. Onderhandelaars moeten weten waar ze over praten. Dit vraagt dus kennis van de mensen die deelnemen aan de onderhandelingen. Wie een onderhandelingssituatie ingaat, moet vooraf nadenken over het doel wat hij wil bereiken en hoe hij dit doel wil bereiken.

    Onderhandelaars denken vaak in scenario’s: ‘als ik dit zeg, zegt de tegenpartij dat’, ‘als iemand dit tegen mij zegt, dan zeg ik dat’. Belangrijk hierbij is dat je het thema beheerst. Ben je niet van alles op de hoogte? Denk je dat je te emotioneel gaat reageren? Neem dan een adviseur mee, die wel inhoudelijk goed op de hoogte is. Zorg ervoor dat alle onderhandelaars een evenredige inbreng hebben. Hou er rekening mee dat iedereen een verschillende onderhandelingsstijl heeft.

    De regels bij onderhandelen

    Het is belangrijk dat iedereen vooraf de spelregels van de onderhandeling kent en weet hoe de procedure eruit gaat zien. Hierbij gaat het om zaken als:

    • De onderhandelingspartners: Wie zitten er aan tafel? Welke rol en bevoegdheid hebben ze? Is er een achterban? Hoe wordt die achterban geraadpleegd? Welke rol speelt dit in de procedure?
    • Doel van de onderhandelingen : Waarom zitten we hier?
    • Termijn: Is er een deadline of streeftermijn voor de afronding?
    • Praktische zaken: Hoe vaak komen de onderhandelaars bijeen? Op welke tijden wordt er onderhandeld? Hoe zal er verslag gedaan worden? Wie regelt verslaglegging?

    Alle partijen moeten instemmen met de procedure en de bereidheid hebben om zich actief in te zetten voor een oplossing.

    Machtsbalans

    Om onderhandelingen goed te laten verlopen, moet er een evenwicht in macht zijn van de deelnemers aan de onderhandelingstafel. Macht is het vermogen van mensen om het gedrag van anderen te sturen. Let dus op de “zwaarte”, de functie en het niveau van de mensen die de onderhandelingen voeren. Hou hiermee dus rekening met je afvaardiging naar een onderhandeling. Een afvaardiging naar een gemeente sturen wanneer er onderhandelt moet worden over nieuwbouw van je gebouw is dus een andere zaak dan een onderhandelaar naar een leverancier sturen om een afspraak te maken over de levering van snacks of bier.

    Ook het mandaat dat mensen meekrijgen naar de onderhandeltafel is van belang: hebben zij beslissingsbevoegdheid? Bronnen van macht zijn:

    • (Voor)kennis en deskundigheid: De één heeft beschikking over gegevens, cijfers, informatie die een ander niet kent; dat geeft hem een voorsprong.
    • Bezit van een (schaars) product: Een dienst of product waar de ander belangstelling voor heeft. Denk ook aan een product dat misschien schaars is of dat zich onderscheidt van de concurrentie.
    • Tijd: Tijd is een factor van belang in onderhandelingen. Wie haast heeft en iets wil forceren, zal vaak moeten inleveren op het resultaat van een onderhandeling.
    • Hiërarchische positie: De formele positie die iemand heeft. Bijvoorbeeld die van werkgever en dus de macht om te straffen of te belonen.

    Sfeer

    Een onderhandelingssituatie gedijt bij rust, privacy en respect. Deze drie ingrediënten zetten de toon bij de onderhandeling, Bepalend voor de sfeer is ook de verdeling van macht en het respect dat de gesprekspartners voor elkaar hebben.

    In de praktijk is de situatie waarin wordt onderhandeld vaak verre van ideaal. Veel gesprekken vinden plaats op ongeschikte plekken, binnen gehoorsafstand van meeluisterende partijen. Heb je invloed op de setting, zorg dan voor een rustige ruimte waarin ongestoord gepraat kan worden. Reserveer ruim tijd in de diverse agenda’s. Let er ook op hoe de gesprekspartners ten opzichte van elkaar aan tafel zitten. Een ronde tafel is ideaal voor onderhandelingen, omdat er dan niemand letterlijk en figuurlijk “tegenover elkaar” zit.

    Psychologisch inzicht

    Een succesvolle onderhandeling begint met zelfkennis. Wie weet waar zijn gevoeligheden liggen, kan er beter mee omgaan. Wat zijn je sterke kanten? Over welke zaken ben je minder zeker van jezelf? Wat ook helpt is een gezond gevoel voor eigenwaarde: de overtuiging dat je waard bent wat je vraagt en dat je voor je belang mag opkomen. Soms loont een beetje lef en kan bluffen geen kwaad.

    Maak ook een inschatting van de persoon van een ander. Hoe standvastig is hij/zij? Hoe gaat hij/zij reageren onder druk? Wat is het hem waard resultaat te boeken? Maak contact op verbaal en non-verbaal niveau. Ondersteun je woorden met je houding en maak oogcontact. Je woorden moeten overeen komen met wat je lichaamshouding uitstraalt. Doe je dit niet, dan raakt je gesprekspartner verward. Hij zal in dat geval geneigd zijn je lichaamstaal te geloven!

    Er bestaat niet zoiets als de onderhandelingstechniek. Wat wel of niet werkt, verschilt per situatie. Flexibiliteit is hierbij van belang. Je moet tijdig kunnen inspelen op wendingen in het gesprek en op manoeuvres van de ander. Daarmee creëer je een voorsprong voor jezelf.

    Typen onderhandelaars

    Iedereen schuift op een andere manier aan de onderhandeltafel en iedereen houdt zijn eigen tactiek erop na. Over het algemeen bestaan er vier typen onderhandelaars.

    Calimero

    Dit type onderhandelaar maakt zichzelf klein tegenover de onderhandelingspartner en geeft daardoor veel van zijn macht uit handen.

    De toezichthouder

    Dit type is naast onderhandelaar ook veelal procesbewaker. Hij zorgt voor een evenwichtige verdeling van inbreng en zorgt ervoor dat iedereen zijn deel krijgt. Dat is een loffelijk streven, maar in zakelijke onderhandelingssituaties doe je jezelf en je zaak hiermee vaak te kort. Je verzwakt je eigen positie. In afgezwakte vorm is het type toezichthouder wel een succes, omdat je daarmee een win-win situatie creëert.

    De sprinter

    Dit type onderhandelaar wil grote stappen zetten en steekt (te) weinig energie in het onderhandelingsproces. Hij wil zijn deel van de boodschap kwijt en een deal sluiten en staat niet stil bij de situatie. De sprinter doet er alles aan om mensen aan zijn kant te krijgen. Het probleem met deze strategie is de eenzijdigheid. De sprinter gaat totaal uit van zijn eigen perspectief en gaat voorbij aan de situatie van anderen. Dit maakt dat hij vaak botst met anderen aan de onderhandelingstafel.

    De bullebak

    Dit type onderhandelaar wil alles of niets. De bullebak gaat uitsluitend voor eigen belang. Hij is niet bereid om te wijken voor een ander en schroomt ook vaak niet om zijn zin te krijgen via andere wegen. Het risico van een degelijke aanpak is groot, omdat je een ander geen enkele ruimte biedt aan de onderhandelingstafel. Een bullebak kan misschien één keer winnen, maar zal een volgende keer niet meer aan de onderhandelingstafel plaats mogen nemen; hij heeft de relatie met andere partijen daarvoor te veel gefrustreerd. Soms kan de strategie van de bullebak vastzittende onderhandelingen openbreken, maar het gevaar dat je de andere partij van je af drijft blijft aanwezig.

    Valkuilen in onderhandelingssituaties

    Er bestaan een aantal valkuilen in onderhandelingssituaties. De meest voorkomende valkuilen zijn:

    • Aardig willen zijn: Mensen voelen zich vaak goed bij een situatie waarin andere mensen ze aardig vinden en waarderen. Als dit aspect zwaar voor je telt, kan het je parten spelen aan de onderhandelingstafel.
    • Onderschatting: Zelf al nee zeggen tegen een eigen idee (“hier gaan ze nooit mee akkoord”) uit angst voor afwijzing. Onderschat jezelf niet en vertrouw op de kracht van je eigen argumenten.
    • Het onderste uit de kan halen: Haal niet het onderste uit de kan. Daarmee frustreer je de samenwerking, want na het binnenhalen van de hoofdprijs moet je ook nog kunnen samenwerken. Ga je voor het maximale, dan is je overwinning misschien de laatste.
    • Op de man spelen: Wie de persoonlijke aanval kiest, verliest bij voorbaat. Uitspraken als: ‘je liegt’ of ‘dit gedrag ken ik van jou’ zijn taboe aan de onderhandelingstafel. De andere partij zal onmiddellijk zijn hakken in het zand zetten met als gevolg dat de standpunten verharden en er geen oplossing gevonden wordt. Trek niet de betrouwbaarheid en integriteit van je gesprekspartners in twijfel. Laat oude koeien in de sloot. Het heeft geen zin revanche te nemen voor gebeurtenissen vanuit het verleden.
    • Emotioneel worden: Boos worden, huilen, schreeuwen of nerveus lachen. Openlijke emoties, alhoewel logisch, doen een onderhandelingssituatie geen goed. Ze vertroebelen de zaak. Ze leiden je af, je kunt niet meer logisch nadenken en je verliest de controle over je gedrag. Onderhandelaars die voelen dat de emoties hen te veel worden, nemen een time out om af te koelen. Wie zijn emoties weet te doseren, kan ze functioneel toepassen. Met de vuist op tafel slaan zonder echt boos te zijn, kan helpen de zaken te versnellen.

    Bron: Dorpshuizen.nl

  • Meer van onze leden

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Nieuw in Leidsche Rijn: Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn! Altijd al iets willen doen in en voor je eigen ...

    Lees meer >
    Buurtwerkkamer de Handreiking

    Buurtwerkkamer de Handreiking

    De Buurtwerkkamer De Handreiking is een initiatief van Stadsdeel Zuidoost en de wooncorporaties Eigen Haard, ...

    Lees meer >
    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    "Wij komen op voor het algemeen belang van hen die wonen en werken in Badhoevedorp. In het bijzonder de ...

    Lees meer >