Jaarverslag

  • Met een jaarverslag verschaf je inzicht in het beleid en de resultaten van het afgelopen jaar. De evaluatie is bedoeld voor betrokkenen binnen en buiten het BewonersBedrijf. Maar hoe ziet een goed jaarverslag eruit? Wat moet er allemaal in staan? En wat niet?

    De tekst van artikel 10 van het Burgerlijk Wetboek (BW) is duidelijk: “Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.”

    Dat betekent dat je niet alleen de inkomsten en uitgaven bijhoudt (en presenteert in een financieel jaarverslag), maar ook verslag uitbrengt van de gang van zaken en het beleid in het BewonersBedrijf. De eisen aan zo’n verslag zijn verschillend voor een stichting en vereniging. Hoewel de wettelijke voorschriften minder dwingend zijn voor stichtingen dan voor verenigingen, volgen stichtingen meestal de uitgebreide bepalingen voor verenigingen (te lezen in het BW, artikel 48). Waarom? Omdat alle welzijnsaccommodaties er belang bij hebben om aan hun doelgroepen, subsidiegevers en financiers verantwoording af te leggen over de resultaten die met de ter beschikking gestelde middelen zijn bereikt.

    Voorbereiding

    Alle relevante informatie, zoals beleidsnota’s, notulen, verslagen en periodieken, sla je tijdens het jaar volledig en op systematische wijze op. Daarmee heb je voldoende materiaal om een goede opzet voor een jaarverslag te maken. Kleinere stichtingen of verenigingen laten het schrijven van het jaarverslag vaak over aan de secretaris.

    In grotere organisaties is het een goed gebruik dat de verschillende onderdelen van de organisatie hun eigen verhaal op papier zetten. Denk aan de commissie beheer, de activiteitencommissie of de commissie kantinebeheer. Die verhalen leveren zij voor eindredactie in bij de daarvoor aangewezen leidinggevende of de secretaris van het bestuur. Hij of zij voegt de delen samen en vult het aan met ‘vaste informatie’ zoals organisatiestructuur, samenstelling van het bestuur et cetera. Na goedkeuring van het concept door het bestuur kun je het jaarverslag naar buiten brengen.

    Inhoud van het jaarverslag

    Wat moet je allemaal teruglezen in een jaarverslag? Een goede indeling is bijvoorbeeld de volgende:

    • korte inleiding: Hier stip je de belangrijkste dingen van het afgelopen jaar kort aan. Dat kan van alles zijn, van de geslaagde oplevering van de uitbouw tot het plotselinge overlijden van de voorzitter.
    • organisatiestructuur: Hoe steekt de organisatie in elkaar? Zijn er (bestuurs-)commissies? Wat zijn hun taken en in welke relatie staan zij tot het bestuur? Welke interne en externe overlegvormen en samenwerkingsverbanden zijn er? Zijn er het afgelopen jaar aanpassingen geweest van statuten en/of huishoudelijk reglement of andere reglementen? Welke gevolgen hebben die wijzigingen voor de organisatiestructuur?
    • bestuur: Met eventueel aandacht voor vertrokken en nieuw aangetrokken bestuursleden. Aan de vertrekkers kun je een persoonlijk woord van dank besteden. Van de nieuwe bestuursleden kun je een zakelijk profiel schetsen. Verder de zaken die het afgelopen jaar de bijzondere aandacht van het bestuur hebben gehad. Hoe vaak is er vergaderd? Welke belangrijke besluiten zijn genomen?
    • algemene ledenvergadering of (openbare)jaarvergadering: Hoe vaak heeft een algemene ledenvergadering plaatsgehad? Wat is daar besproken? Hoe is dat terug te vinden in het beleid? Wat leeft er onder de leden/gebruikers? Hoe is het gesteld met de aanwas of het verloop van de leden/gebruikers? Wat is tijdens de vorige (openbare) jaarvergadering aan de orde geweest? Hoe is dat teruggekomen in het beleid?
    • activiteiten: Verslagen van de verschillende activiteiten binnen de organisatie. Over doelstellingen, inzet en resultaten. Vaak worden gelijksoortige activiteiten gebundeld en voor de uitvoering ondergebracht in commissies. In die gevallen komen op deze plaats de verslagen van de verschillende commissies. Denk aan de activiteitencommissie, de barcommissie, de commissie beheer gebouw, enzovoorts.
    • financiën: Al is het openbaar maken van een aparte jaarrekening voor rechtspersonen verplicht, is het goed gebruik om een financiële paragraaf in het jaarverslag op te nemen. Meestal kun je in het jaarverslag volstaan met een aantal kengetallen. Daarnaast kun je uitleg geven over de actuele financiële situatie en eventuele knelpunten of problemen. Voor meer informatie kun je verwijzen naar de jaarrekening.
    • vooruitblik: Werp een blik op de toekomst. Vermeld toekomstverwachtingen, beleidsvoornemens of aanzetten daartoe. Bijvoorbeeld welke maatregelen het bestuur voorstelt om de terugloop van het aantal vrijwilligers op te vangen. Of dat het komende jaar in het teken staat van het 25-jarig jubileum. En hoe het bestuur denkt over het voornemen van de gemeente om een samenwerking met ouderenzorginstellingen af te dwingen.
    • foto’s en bijlagen: Met cartoons, tekeningen en foto’s kun je een verslag wat aangenamer maken voor de lezer.

    De vorm van het jaarverslag

    Het doel van je jaarverslag is om betrokkenen binnen en buiten de organisatie te informeren over het gevoerde beleid en de resultaten. Een jaarverslag moet dus boeien. De informatie die je verstrekt moet daarom adequaat zijn, niet te langdradig, wel openhartig en prettig leesbaar. Inhoud is belangrijker dan vorm, maar onderschat niet het positieve effect van een aantrekkelijke vormgeving. Als het budget het toelaat kun je overwegen het jaarverslag te laten opmaken en drukken.

    Het jaarverslag presenteren

    Het jaarverslag wordt vaak gepresenteerd tijdens de jaarlijkse algemene leden- of jaarvergadering. In sommige gevallen kun je volstaan met een simpele samenvatting en een verwijzing naar een ter inzage gelegd exemplaar, maar meestal is het als bestuur logischer om voor iedereen die dat wenst een exemplaar beschikbaar te stellen. Ook de pers kan een exemplaar krijgen, eventueel vergezeld van een persbericht. Het jaarverslag is ook bij uitstek geschikt om op de website van het BewonersBedrijf te plaatsen.

    Voorbeelden van jaarverslagen

    Goed, je gaat een jaarverslag schrijven. Dan is het handig om een aantal voorbeelden in te zien. Hoe pakken andere buurthuizen het aan? Lees de volgende voorbeelden om een indruk te krijgen van hoe een jaarverslag eruit moet/kan zien:

    • De Mussen: Een uitgebreid jaarverslag van het oudste buurthuis van Nederland, gevestigd in de Haagse Schilderwijk.
    • ’t Luukske: Limburgs gemeenschapshuis ’t Luukske presenteerde zijn jaarverslag 2015 al op de vierde dag van het nieuwe jaar.
    • Wijkcentrum De Pijp: Het Amsterdamse wijkcentrum combineerde beeld en inhoud tot een compleet jaarverslag.
    • Wijkcentrum Jordaan & Gouden Reael: Een eenvoudig en doeltreffend jaarverslag van het wijkcentrum in de Amsterdamse Jordaan.
    • Stichting Buurtwerk Voorhof II: In Buurtwerk Voorhof II besloten bewoners zelf het heft in handen te nemen toen de gemeente Delft de deuren van het wijkcentrum wilde sluiten. Over 2013 moesten zij plots een jaarverslag schrijven; een jaar later ging het al makkelijker.

    Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak

  • Meer van onze leden

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Nieuw in Leidsche Rijn: Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn! Altijd al iets willen doen in en voor je eigen ...

    Lees meer >
    Buurtwerkkamer de Handreiking

    Buurtwerkkamer de Handreiking

    De Buurtwerkkamer De Handreiking is een initiatief van Stadsdeel Zuidoost en de wooncorporaties Eigen Haard, ...

    Lees meer >
    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    "Wij komen op voor het algemeen belang van hen die wonen en werken in Badhoevedorp. In het bijzonder de ...

    Lees meer >