Financieel jaarverslag

  • Voor intern en extern gebruik maak je als BewonersBedrijf regelmatig een financiële verantwoording. Hoe geef je de boekhouding in zo’n jaarverslag vorm?

    De basis van het jaarverslag

    De kasverantwoording vormt het grootste deel van je financiële rapportage. Grote organisaties hebben al snel een uitgebreider boekhoudsysteem nodig gebaseerd op een systeem van dubbel boekhouden. Als de basis voor het samenstellen van je financieel rapport het tabellarisch boek is, dan vormen de kolommen voor inkomsten en uitgaven samen de resultaten(rekening). Zijn de inkomsten hoger dan de uitgaven dan is er sprake van een positief resultaat (winst). Omgekeerd is sprake van een negatief resultaat (verlies).

    De kolommen van kas en bank vormen samen de balans(rekening). Het totaal van deze kolommen wordt ook wel vermogen genoemd. Zijn de saldi van de kas en bankkolommen aan het einde van een periode hoger dan aan het begin dan is het vermogen toegenomen. De toename van het vermogen is in beginsel gelijk aan het positieve verschil tussen de totalen van de inkomstenkolommen minus de totalen van de uitgavenkolommen.

    Zijn de saldi van kas- en bankkolommen aan het einde van een bepaalde periode lager dan aan het begin dan is het vermogen afgenomen. De afname is in principe gelijk aan het negatieve verschil tussen de totalen van de inkomstenkolommen minus de totalen van de uitgavenkolommen. Vaak kan niet volstaan worden met alleen de gegevens uit het tabellarisch boek. De gegevens uit het tabellarisch boek dienen nog aangevuld met gegevens uit een vorige periode of gegevens uit een toekomstige periode. Meestal zijn ook nog waarderingsgegevens nodig. Denk in dit verband bijvoorbeeld aan de waardedaling van investeringen.

    Verantwoording

    Een van de drie hoofdtaken van de penningmeester is informeren en verantwoorden, oftewel het vertalen van cijfers in informatie over de organisatie. De financiële administratie is een van de belangrijkste instrumenten voor die vertaling. De financiële administratie moet informatie leveren om intern en extern verantwoording af te kunnen leggen, bijvoorbeeld:

    • om te kunnen sturen middels een budgetvergelijkend overzicht;
    • om te kunnen afrekenen middels een balans en resultatenoverzicht.

    Financieel beleid

    De begroting is een middel bij het voeren van een bedrijfsbeleid van het BewonersBedrijf. Financieel beleid voeren is het zo omgaan met je geldmiddelen dat je aan de financiële verplichtingen kan blijven voldoen. Financieel beleid is niet los te koppelen van het bedrijfsbeleid. Met andere woorden, het beleid dat je voert om de in het plan omschreven doelstelling te realiseren, heeft bepaalde financiële consequenties tot gevolg. Een doelstelling kan op verschillende manieren en in verschillende mate gerealiseerd worden en daarmee verschillende financiële gevolgen hebben.

    Begrotingsbewaking

    De begroting is een middel om je financieel beleid van een bepaalde periode te toetsen. Dit doe je door de werkelijke financiële gegevens te vergelijken met die van de (deel-)begroting. De werkelijke cijfers zijn de weergave van het gevoerde financieel beleid, waartegenover in de begroting het te voeren financieel beleid is aangegeven. De afwijking tussen beide moet te verklaren zijn. Een en ander kun je tot uitdrukking brengen in een begrotingsbewakingsoverzicht. Hierbij worden de cijfers uit de boekhouding (werkelijkheid) vergeleken met die uit de begroting (eventueel omgerekend naar een deelperiode) en bovendien de verschillen aangegeven. De verschillen zijn aanleiding om de noodzakelijke (bestuurlijke) beslissingen te nemen. Zoals het schuiven in prioriteitsstelling, aanvragen van aanvullende subsidies, etc.

    Zulke overzichten dienen dus als besturingsmiddel (voor het bestuur) om richting te geven zowel aan het beleid van de organisatie als aan het financieel beleid, ter beheersing van de geldmiddelen. Deze rapportage moet je op van te voren vastgestelde tijdstippen verstrekken, om het bestuur tijdig te informeren en de kans te geven in te grijpen.

    Hoe vaak het overzicht gemaakt moet worden is afhankelijk van factoren als de omvang van de begroting, wensen van het bestuur, onverwachte uitgaven etc. Bij de opstelling van het begrotings-bewakingsoverzicht moet je rekening houden met de werkelijke cijfers uit de boekhouding. Maar ook met al aangegane verplichtingen die betrekking hebben op de betreffende (deel-)periode maar nog niet tot een mutatie in de geldmiddelen hebben geleid. En met ontvangen inkomsten die niet betrekking hebben op de periode maar al wel tot een geldmutatie hebben geleid (de zogenaamde transitoria).

    Soms zul je het overzicht uit moeten breiden naar een langere periode. Zou je namelijk alleen voor één specifieke periode individueel de begroting vergelijken met de werkelijkheid, dan kan dit een vertekend beeld geven en lijken ‘alsof er geen vuiltje aan de lucht is’. Bij ongewijzigde voortzetting van het beleid kan de toekomst anders zijn dan het begrotings-bewakingsoverzicht over die specifieke periode doet vermoeden.

    Om grote afwijkingen te voorkomen, kun je vooraf maatregelen nemen. Bijvoorbeeld dat het beschikbare bedrag in de begroting voor een bepaalde periode niet overschreden mag worden zonder vooraf goedkeuring aan het bestuur te hebben gevraagd. Ook hier is het weer van belang dat, om dergelijke overzichten zo optimaal mogelijk te kunnen maken, de boekhouding dezelfde indeling heeft als de begroting; grootboekrekeningen en begrotingsposten moeten aan elkaar gerelateerd zijn.

    Financiële verantwoording

    Elke organisatie (vereniging of stichting) is verplicht om binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en een resultatenrekening, oftewel een financieel verslag te maken. De boekhouding vormt hiervoor de basis. Door het samenstellen en publiceren van een balans en resultatenrekening laat de penningmeester (het bestuur) zowel naar binnen als naar buiten zien hoe de in dat jaar ontvangen gelden zijn besteed.

    De boekhouding van je buurthuis heeft vijf functies:

    1. De registrerende functie
      De boekhouding geeft een overzicht van de financiële gebeurtenissen, die zich in het leven van je buurthuis afspelen.
    2. Een verantwoordingsfunctie
      De wet verplicht een organisatie op basis van de boekhouding de jaarstukken van de organisatie op te stellen.
    3. Een beleidsondersteunende functie
      De begroting van het komende jaar wordt cijfermatig grotendeels opgesteld vanuit de boekhouding van het lopende jaar.
    4. Een controlerende functie
      De kascommissie gebruikt de boekhouding bij het controleren van de boekhouding. De subsidiegever controleert of het beschikbaar gestelde geld naar behoren is gebruikt.
    5. Een bewijsfunctie
      Mocht de organisatie ooit betrokken raken in een conflict, dan heeft een goed opgebouwde en zo volledig mogelijke boekhouding een sterke bewijskracht.

    Regelmatig, nauwkeurig en toegankelijk boekhouden is dus van groot belang. De penningmeester beheert de geldmiddelen, maar het bestuur van de organisatie blijft verantwoordelijk. Het bestuur zal geregeld geïnformeerd moeten worden. Het kasverslag zal in de bestuursvergadering besproken moeten worden, voor het aan de ledenvergadering wordt voorgelegd. Het bestuur zal aan de hand hiervan het financieel beleid kunnen voeren.

    Vermogen, balans en resultatenrekening

    Elke organisatie, groot of klein, bezit wel enig vermogen. Als het kasgeld dat de organisatie heeft het enige is dat ze bezit, is dat haar vermogen. Meestal bezit de organisatie meer. Waaruit het vermogen precies bestaat, is te (laten) zien door een zogenaamde ‘vermogensopstelling’ te maken.

    Op het overzicht dat we balans noemen, komen aan de linkerkant de waarden van alle eigendommen (de vermogensbesteding) te staan en aan de rechterkant de schulden inclusief het eigen vermogen (de vermogensherkomst). Links en rechts op de balans zijn altijd aan elkaar gelijk, vandaar de naam balans (= weegschaal). De balans geeft een beeld van het vermogen op een bepaald moment. De balans die aan het einde van een periode (meestal een jaar) wordt opgemaakt, laat normaal gesproken een verschil zien met de balans die aan het begin van die periode bestond. Logisch, want er zijn uitgaven gedaan en inkomsten verkregen.

    Grote organisaties zullen om een balans en resultatenrekening te kunnen maken eerst alle mutaties van kas, bank en giro in een grootboekhouding moeten verwerken. In een kleine organisatie kan dat meestal anders. In veel gevallen kunnen balans en resultatenrekening (samen het financiële jaarverslag) gemaakt worden met behulp van een tabellarisch kas/bank/giroboek.

    1. Resultatenrekening

    Om een resultatenrekening te maken sluit je eerst het tabellarisch kas/bank/giroboek af. Je telt alle kolommen zowel aan de ontvangstzijde als aan de uitgavenzijde door.

    De kas-, bank- en girokolommen samen horen links en rechts aan elkaar gelijk te zijn. Ook moeten de totalen van de rubriekskolommen samen links en rechts gelijk zijn aan elkaar en aan de totalen van kas-, bank- en girokolommen. Hierna kun je de rubriekstotalen gaan overnemen in een zogenaamd resultatenoverzicht.

    Een voorbeeld: resultaten over het jaar 2013

    Lasten Baten

     Huisvesting  €   40.000,-  € 25.000,-  Organisatie  €   27.500,-  Activiteiten  €   80.000,-  €   75.000,-  Subsidie  €   40.000,-  Saldo Verlies/winst  €   7.500,-  Totaal  € 147.500,-  € 147.500,-

    Het resultatenoverzicht geeft een saldo. Zijn de lasten hoger dan de baten dan is er sprake van verlies. Omgekeerd is er sprake van winst. In bovenstaand voorbeeld blijken onder andere de activiteiten verliesgevend.

    Een negatief of positief resultaat (verlies of winst) is van invloed op het vermogen van de organisatie. Om te weten hoe groot dat vermogen is, en om de veranderingen die in het vermogen optreden door het resultaat, moet aan het begin en het einde van het boekjaar een balans worden opgemaakt. Dat doe je zo:

    2. Balans

    De balans is een overzicht van de vermogenstoestand waarin de organisatie verkeert op de dag waarop de balans wordt opgemaakt. Het opmaken van de balans wordt daarom wel ‘momentopname’ (of foto) genoemd.

    Een voorbeeld: balans per 31 december 2013

    Activa  Passiva

     Inventaris  € 30.000,- Eigen  vermogen  € 25.000,-  Voorraad  € 20.000,- Schulden lang  € 35.000,-  Bank  € 10.000,- Schulden kort  €  5.000,-  Kas  €  5.000,-  Totaal  € 65.000,-  Totaal  € 65.000,-

    Links op het overzicht staan alle zaken van waarde die eigendom van je organisatie zijn, de ‘activa’. Deze bezittingen kunnen zijn: geld, vorderingen (schulden van anderen aan de organisatie) of inventaris. Rechts op het overzicht staan alle schulden die je organisatie heeft, de ‘passiva’. Schulden kunnen zijn: schuld aan de bank, leningen of schuldeisers (leveranciers).

    In het voorbeeld staan twee soorten schulden genoemd: korte en lange. Korte schulden zijn schulden die binnen een termijn van één jaar weggewerkt moeten zijn. Lange schulden moeten weggewerkt worden op een langere termijn. Als je de waarde van alle bezittingen bij elkaar optelt en daar de som van alle schulden aftrekt houd je meestal iets over. Dat overschot is het eigen vermogen. In het voorbeeld is dat € 65.000,- -/- € 40.000,- = € 25.000,-. Het eigen vermogen staat, hoe vreemd dat ook op het eerste gezicht aandoet, rechts op de balans. Het eigen vermogen is echter niets anders dan een schuld aan de eigenaars/ oprichters /leden.

    De resultaten zijn van invloed op het vermogen. Als we de balans en de resultatenrekening van de voorbeelden hiervoor als van een en dezelfde organisatie beschouwen dan zou de balans per 1 januari 2010 een eigen vermogen van € 32.500,- te zien hebben gegeven. De organisatie heeft immers over 2010 een verlies van € 7.500,- geleden. Dit verlies wordt in mindering gebracht op het eigen vermogen.

    In het financiële jaarverslag licht je de belangrijkste balansposten nader toe. Zeker als de nieuwe balans grote verschuivingen ten opzichte van de vorige laat zien. De resultatenrekening toon je meestal samen met de begrotingscijfers. Ook hier licht je belangrijke afwijkingen toe.

    Kascommissie en accountant

    In kleine organisaties wordt het rapport van de kascommissie aan het jaarverslag toegevoegd. In dat rapport staan de bevindingen van de commissie over de wijze waarop de boekhouding is gevoerd, en verklaringen over de juistheid van balans en resultatenrekening. Voor grotere organisaties wordt voor die controle meestal de hulp van een accountant of administratieconsulenten ingeroepen. Controle en goedkeuring van kascommissie of accountant geven het bestuur en de penningmeester zelf de zekerheid dat deze zijn werk goed gedaan heeft.

    Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak

  • Meer van onze leden

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Nieuw in Leidsche Rijn: Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn! Altijd al iets willen doen in en voor je eigen ...

    Lees meer >
    Buurtwerkkamer de Handreiking

    Buurtwerkkamer de Handreiking

    De Buurtwerkkamer De Handreiking is een initiatief van Stadsdeel Zuidoost en de wooncorporaties Eigen Haard, ...

    Lees meer >
    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    "Wij komen op voor het algemeen belang van hen die wonen en werken in Badhoevedorp. In het bijzonder de ...

    Lees meer >