Accountantsverklaring

  • Door de gemeente gesubsidieerde BewonersBedrijven moeten vaak een accountant inschakelen om hun jaarrekening te controleren. Waar moet je op letten bij zo’n accountantsverklaring?

    De wet regelt dat bedrijven ter controle van de jaarrekening een accountant moeten inschakelen. Voor stichtingen en verenigingen geldt dat niet. Maar in de praktijk volgen zij vaak de regels zoals die voor het bedrijfsleven gelden. Vooral wanneer BewonersBedrijven subsidie krijgen van de gemeente, is het de gemeente die via de subsidieverordening een accountantscontrole vraagt.

    In zo’n subsidieverordening komt dan de bepaling voor dat het BewonersBedrijf (vóór een bepaalde datum) zijn financiële verslag en overige gegevens over het daaraan voorafgaande jaar in moet leveren. Onder het financiële verslag wordt verstaan: een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting op beide. Onder de overige gegevens wordt (mede) de accountantsverklaring verstaan. Overigens, naast (gemeentelijke) subsidieverstrekkers zijn er ook andere financiers die bij een jaarrekening of bij een afrekening om een accountantsverklaring vragen.

    Soorten accountantsverklaringen

    Er zijn verschillende accountantsverklaringen mogelijk. Is een controleopdracht gewenst, dan volgt een accountantsverklaring die kan uitmonden in een van de volgende vier verklaringen:

    • de goedkeurende verklaring
    • de verklaring met beperking
    • de verklaring van geheelonthouding
    • de afkeurende verklaring

    Om verschillende redenen, zoals het ontbreken van functiescheiding, zullen de meeste BewonersBedrijveneen verklaring met beperking krijgen. De verklaring met beperking geeft te kennen dat de jaarrekening onzekerheden of onjuistheden bevat die duidelijk in de verklaring zijn toegelicht.

    De accountantsverklaring geeft een hoge mate van zekerheid, maar geen absolute. Is er de opdracht gegeven voor een beoordeling, dan wordt ook slechts een beoordelingsverklaring afgegeven met een beperkte mate van zekerheid.

    Functie en taken accountant

    De werkzaamheden van een accountant zijn grofweg te verdelen in controlerende en waarderende werkzaamheden. De controlerende werkzaamheden hebben betrekking op de interne en administratieve organisatie. Denk aan functiescheidingen, bevoegdhedenverdeling, interne signaleringsprocedures, et cetera.

    De waarderende werkzaamheden betreffen de beoordeling door de accountant of de waarde, in geld toegekend aan diverse activa en passiva op de balans, wel volgens maatschappelijk aanvaardbare normen, duurzaam en stelselmatig plaatsvindt. Die waarderingen hebben bijvoorbeeld betrekking op de waarde van het saldo vorderingen (debiteuren), voorraden, onroerend goed en onderhanden werk. In het overgrote deel van buurthuizen zullen zulke balansposten ontbreken of tamelijk gering zijn, of zal door de subsidieverstrekker zijn voorgeschreven hoe deze posten gewaardeerd moeten worden – zodat van enige waarderingsvrijheid geen sprake zal zijn. Het werk van de accountant voor BewonersBedrijven is daarom meestal beperkt tot controlerende taken.

    Let op: verricht een accountantskantoor ook andere werkzaamheden voor je organisatie, zoals het samenstellen van de jaarrekening, dan verschaft het feit dat dit werk door een accountant, dezelfde die de accountantscontrole verricht, op zich geen zekerheid wat betreft de accountantsverklaring.

    Accountant en accountant administratieconsulent

    Er zijn twee soorten accountants: registeraccountants (RA’s, hun beroepsorganisatie is het NIVRA) en accountant administratieconsulenten (AA’s, hun beroepsorganisatie is het NOVAA). Alle registeraccountants zijn bevoegd tot het uitvoeren van bij de wet verplichte controles. Voor accountant administratieconsulenten is dit afhankelijk van hun opleiding. De titel ‘accountant’ is beschermd.

    De keuze voor een RA of AA wordt meestal aan het BewonersBedrijf overgelaten. Daarbij spelen verschillende factoren een rol, zoals de prijs die voor de diensten wordt berekend.

    Opdrachtverlening

    Als bestuur doe je er verstandig aan maatregelen te nemen waardoor de kosten van de accountantsverklaring zo laag mogelijk blijven:

    • Informeer bij de gemeente naar de eisen die aan de accountantsverklaring worden gesteld wanneer de subsidieverordening hierover geen duidelijkheid verschaft.
    • Formuleer de opdracht aan de accountant zorgvuldig en leg deze schriftelijk vast.
    • Gaat het om een eerste opdracht, vraag dan meerdere offertes.
    • Doe navraag naar de prijs van accountantscontrole bij collega-BewonersBedrijven van min of meer vergelijkbare omvang.
    • Leg vast dat de accountant zijn werkzaamheden voor een bepaald maximaal bedrag verricht, tenzij de controle aanleiding geeft tot overschrijding. Mocht dit laatste het geval zijn dan neemt de accountant contact op met het bestuur alvorens de werkzaamheden voort te zetten.

    Maatregelen die een positieve invloed op de bedrijfsvoering hebben en daardoor de controle door de externe accountant sneller laten verlopen zijn:

    • Een goede beschrijving van de administratieve organisatie.
    • Een op de instelling toegesneden rekeningschema.
    • Een door het bestuur vastgelegde bevoegdhedenverdeling.
    • Functiescheiding tussen de verschillende geledingen in de organisatie.
    • Financiële bedrijfsvoering en de verslaglegging daarvan goed structureren. Het eenmaal per jaar opmaken van rekening en balans is vaak onvoldoende. In toenemende mate zullen ook BewonersBedrijven vaker moeten beschikken over actuele cijfers.
    • Schep een structuur waarin de getrouwheid en de verantwoording van de activiteiten wordt gewaarborgd. Dit is nodig omdat er in veel BewonersBedrijven wordt gewerkt met wisselende aantallen deelnemers per activiteit met wisselende omzetten. Als de omzet van een activiteit niet uit de stukken is vast te stellen, kan dit hiaat soms worden opgevuld door een getekende verklaring van medewerkers of management.

    Overige afspraken en maatregelen:

    • Aan de accountant kun je vragen of hij/zij aangeeft welke financiële risico’s de accommodatie loopt en of het eventueel nodig is daarvoor voorzieningen in de balans op te nemen.
    • Maak vooraf afspraken over eventuele andere, niet jaarlijks terugkerende, werkzaamheden die het bestuur de accountant wil laten uitvoeren. Deze werkzaamheden moeten apart van de jaarlijkse controle in rekening worden gebracht.

    Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak

  • Meer van onze leden

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn

    Nieuw in Leidsche Rijn: Buurtwerkkamer Hart voor Leidsche Rijn! Altijd al iets willen doen in en voor je eigen ...

    Lees meer >
    Buurtwerkkamer de Handreiking

    Buurtwerkkamer de Handreiking

    De Buurtwerkkamer De Handreiking is een initiatief van Stadsdeel Zuidoost en de wooncorporaties Eigen Haard, ...

    Lees meer >
    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    Vereniging Dorpsraad Badhoevedorp

    "Wij komen op voor het algemeen belang van hen die wonen en werken in Badhoevedorp. In het bijzonder de ...

    Lees meer >