Sponsoring

  • Sponsoring is een zakelijke overeenkomst waarbij de sponsor geld, goederen en/of diensten verstrekt, terwijl het BewonersBedrijf zich in diezelfde overeenkomst verplicht tot het leveren van een tegenprestatie.

    Tegenprestaties zijn er in allerlei vormen, afhankelijk van de aard van je organisatie, het project en de sponsor. Bedrijven en organisaties zien sponsoring steeds meer als een mogelijkheid om zich als een maatschappelijk betrokken organisatie te profileren. Het is daarom zaak dat je aangeeft op welke wijze de sponsor die betrokkenheid kan tonen en welke ruimte hem wordt geboden om zich te profileren.

    Het vinden van sponsors is niet gemakkelijk en kost veel tijd. Het is zaak je te verdiepen in wie je sponsors zouden kunnen zijn, welke verlangens zij hebben en met welke mogelijkheden je buurthuis daarop in kunt spelen. De door jou geselecteerde sponsors zul je daarna zakelijk moeten benaderen. Het helpt daarbij als je het bedrijf of de betrokken organisatie kent en vooral ook diegene die over de sponsoraanvraag beslist.

    Sponsorverlangens

    Sponsoring is een serieuze zaak. Dat betekent ook dat je eigen organisatie voor de volle honderd procent op orde moet zijn. Slordigheden of vergeten zaken kunnen bij een sponsoraanvraag fataal zijn. Omdat het werven van sponsors vaak een tijd vretende aangelegenheid is kiezen organisaties met personeel er vaak noodgedwongen voor niet hen, maar (een groep) goed ingevoerde vrijwilligers hiermee te belasten.

    Wanneer er een mogelijke sponsor is gevonden formuleer je de aanvraag in een kort maar goed omschreven plan. Daarbij moet je rekening houden met de volgende algemene verlangens van sponsoren:

    • het plan geeft een duidelijk overzicht van de faciliteiten die je de sponsor kunt bieden of biedt,
    • de mogelijkheid van eigen inbreng,
    • een reële belofte en een reële vraagprijs,
    • evenwicht tussen prestatie en tegenprestatie,
    • branche-exclusiviteit (geen sponsoring door andere bedrijven in dezelfde branche).

    In het plan formuleer je je aanbod. Wees flexibel door een keuze uit meerdere ‘pakketten’ te bieden. Dit maakt niet alleen een doordachte indruk, het vergroot ook de kans dat er voor de sponsor een (financieel) passend pakket bij zit. In sponsorjargon heten verschillende pakketten ‘rechten’ die je aan een sponsor verleent. Er zijn drie soorten rechten:

    • communicatieve rechten (wat bijdraagt aan de naamsbekendheid van de sponsor)
    • associatieve rechten (de sponsor verbindt zijn merk aan je activiteiten)
    • hospitality-rechten (de sponsor krijgt bijvoorbeeld vrijkaartjes voor personeel of relaties)

    Potentiële sponsors selecteren

    Maak een lijst van bedrijven die je kunt benaderen. Gebruik hiervoor je persoonlijke relaties en je relatienetwerk. Maak ook gebruik van relaties van je bezoekers, gebruikers, vrijwilligers, donateurs, etc. Het is daarbij niet de bedoeling dat zij zelf het contact leggen; gebruik alleen hun ingangen. Bedrijven buiten de netwerken vind je via de Kamer van Koophandel. Bedenk goed, als je niemand in de organisatie op dit niveau persoonlijk kent, welke persoon je benadert. Denk niet alleen aan de algemeen directeur, maar ook aan de commercieel directeur en de PR-afdeling.

    Het sponsorvoorstel

    Een voorstel aan een sponsor bouw je als volgt op.

    Het aanbod:

    • in een duidelijke, puntsgewijze omschrijving;
    • je aanbod nogmaals, in een schematische samenvatting;
    • leg verband tussen je activiteit, organisatie en de marketingdoelstelling van het bedrijf;
    • koppel de gevraagde sponsorbijdrage aan de tegenprestatie (de diensten) die je levert;
    • geef inzicht in de begroting van de activiteit en de plaats van de gevraagde sponsorbijdrage daarin
    • laat blijken dat de begroting van je activiteit met de gevraagde sponsorbijdrage sluitend is;
    • de beoogde periode;
    • informatie over je organisatie: hoe is deze opgebouwd en wat is de garantie voor een goede uitvoering?

    Het project of activiteit waarvoor je sponsoring zoekt:

    • vermijd vakjargon. De lezer is misschien niet bekend met de materie;
    • geef aan waarom het voorstel interessant is voor de eventuele sponsor;
    • benoem daarbij ook de maatschappelijke effecten. noem successen uit het verleden zoals bezoekersaantallen en de uitstraling van je activiteiten;
    • onderbouw alles met cijfers.

    Presentatie aan de sponsor

    Doe dit altijd in een persoonlijk gesprek. Presenteer eerst jezelf en het BewonersBedrijf. Vervolgens komt het voorstel, daarbij inspelend op de behoeften van het bedrijf. Bedenk dat beeld (foto’s, visualisaties, tekeningen) vaak meer zeggen dan een lang verhaal. Wees betrouwbaar, luister goed en stel je flexibel op. Doe geen toezeggingen waarover je niet goed hebt nagedacht of die je niet na kunt komen.

    Probeer tot afspraken te komen. Maak notities en stuur na afloop een verslag van het gesprek. Mocht je tot afspraken zijn gekomen, stel dan een bevestigingsbrief op waarin de naam van het bedrijf, de contactpersoon, de afspraken en de tegenprestatie worden weergegeven. Vraag een ondertekend exemplaar als bevestiging retour.

    Tips, valkuilen en extra info

    Nog een aantal tips:

    • kijk eerst naar bedrijven in je eigen omgeving;
    • hanteer de huisstijl van de sponsor;
    • wees efficiënt en wed op meerdere paarden;
    • kom beloften altijd na;
    • oefen ‘thuis’ de presentatie aan de sponsor door middel van een rollenspel.

    Ook zijn er een aantal don’ts om rekening mee te houden. Denk aan de volgende valkuilen:

    • te laat starten met geld werven;
    • weinig aandacht besteden aan de achtergrond van een bedrijf;
    • te afhankelijk zijn van sponsoring;
    • geen afspraken maken over de gevraagde sponsorbijdrage als tegenprestatie;
    • je eigen organisatie staat niet honderd procent achter sponsoring.

    Op de website Fondsenwerving online lees je meer informatie over het werven van sponsors. Download een voorbeeld sponsorovereenkomst (gericht op bordsponsoring) ter inspiratie.

    Bron: Dorpshuizen.nl Vraagbaak

  • Meer van onze leden

    Stichting Het Schermereiland

    Stichting Het Schermereiland

    Stichting Het Schermereiland is een vrijwilligersorganisatie. Vrijwilligers vormen de smeerolie van de samenleving. ...

    Lees meer >
    Bewonersraad Rochdale

    Bewonersraad Rochdale

    • Amsterdam

    De vereniging ‘Bewonersraad Rochdale’ is het hoogste adviesorgaan van de bewoners bij de Raad van Bestuur van ...

    Lees meer >
    Wijkplatform Brukske

    Wijkplatform Brukske

    • Venray

    Het Wijkplatform is een stichting die bestaat uit een vaste kern van betrokken bewoners uit de wijk Brukske.  Het ...

    Lees meer >