Draaiboek zelfbeheer

  • Zelfbeheer van een accommodatie begint met draagvlak onder buurtbewoners. Maar hoe ga je van enthousiasme naar een plan, en van een plan naar concrete acties, zoals een verbouwing, vormgeven van het beheer en het vinden van financiers?

    Er is onder bewoners de behoefte aan een buurthuis, of aan de verbouwing van een bestaande accommodatie in hun omgeving. Die behoefte kan blijken uit een onderzoek onder de gebruikers, medewerkers, omwonenden en/of de inwoners van je wijk of buurt. Dat is het draagvlak. Draagvlak voor de (ver)bouw, het beheren en exploiteren van de accommodatie is de basis van het plan. Dit draagvlak toon je bijvoorbeeld aan met financiële prognoses, enquêtes, handtekeningenlijsten en verklaringen van toekomstige gebruikers. Maar hoe verder?

    1. Ontwikkelen van een globaal plan

    In deze fase gaat het om een eerste inventarisatie van wat je wil, hoeveel het kost, waar het geld vandaan moet komen, of het gebouw te exploiteren is en of er speciale belemmeringen zijn om één en ander te realiseren.

    Voor je het plan voorlegt aan gemeente en subsidiënten, moet het op hoofdlijnen goed zijn doordacht. Instanties die hierbij kunnen helpen zijn bijvoorbeeld architectenbureaus, bij voorkeur bureaus die ervaring hebben met multifunctionele gebouwen. Er zijn architectenbureaus die werken op basis van no cure no pay, wat wil zeggen dat je ze niet hoeft te betalen wanneer de plannen niet worden uitgevoerd.

    Acties:

    • Oprichten van een initiatiefgroep, bestuur of bouwcommissie
    • Onderzoeken van de behoefte
    • Opstellen van een plan van eisen
    • Bij nieuwbouw: zoeken van een locatie
    • Maken van een schetstekening
    • Opstellen van een globale kostenbegroting
    • Opstellen van een globale financieringsopzet

    Mogelijke financieringsbronnen zijn:

    • Overheden, zoals gemeenten en sommige provincies
    • Oranje Fonds
    • VSBfonds
    • Prins Bernhard Cultuur Fonds
    • Diverse provinciale, regionale en lokale fondsen
    • Zelfwerkzaamheid door vrijwilligers tijdens de bouw
    • Acties van de bewoners, wijkaandelen, giften, renteloze participatiebewijzen, etc.
    • Sponsoring door lokale bedrijven en instellingen in de vorm van geld of goederen
    • Bijdrage uit eigen vermogen
    • Leningen
    • Opstellen van een globale exploitatiebegroting. Hieruit moet blijken dat de (nieuwe) accommodatie te exploiteren is. Keuze maken voor verpachting, betaald beheer of vrijwilligers.
    • Eventueel overleg met plaatselijke horecabedrijven.
    • Overleg met omwonenden.
    • Kiezen voor een beheervorm: stichting, vereniging of beheercommissie onder een andere rechtspersoon.

    2. Overleg met de gemeente

    Soms is de gemeente de belangrijkste financier. Sowieso heeft de gemeente ook op andere manieren met de plannen te maken, zoals vergunningen en het bestemmingsplan. Punten die aan de orde moeten komen in het overleg met de gemeente:

    • De geconstateerde behoefte aan een accommodatie.
    • Ziet de gemeente iets in het globale plan?
    • Is de gemeente bereid financieel bij te dragen?
    • Welke eisen stelt de gemeente aan het plan?
    • Geeft de gemeente groen licht voor verdere uitwerking voor de plannen?
    • Als de gemeente (de wethouder) naar jouw mening te weinig meewerkt, kun je de fracties van de politieke partijen in je gemeente benaderen.

    3. Verdere uitwerking van het plan

    De plannen krijgen nu hun definitieve vorm:

    • Schetstekeningen worden bouwtekeningen en bestektekeningen.
    • Je globale kostenraming wordt een begroting.
    • Zodra de gemeente groen licht geeft vraag je bouw- en andere vergunningen aan.
    • Geregeld overleg met (toekomstige) gebruikers over hun wensen voor de inrichting en bouw.
    • Afspraken met architect en/of aannemer over zelfwerkzaamheid.
    • De financieringsopzet wordt vastgesteld.
    • Toekomstige exploitatie en beheer worden verder uitgewerkt.
    • Overleg met de inwoners over het definitieve bouwplan.
    • Werven van vrijwilligers voor bouw en exploitatie.
    • Verzekeringen voor de vrijwilligers afsluiten.

    4. Subsidies en acties

    Vervolgens is het tijd voor concrete actie op geldgebied:

    • Subsidieverzoeken indienen bij de verschillende overheden en fondsen (die naar de gemeente is al verstuurd).
    • Financiële acties kunnen worden gestart.

    5. Organiseren van het bouwproces

    Moet er een accommodatie gebouwd of verbouwd worden, denk dan aan:

    • Bouwvergaderingen
    • Coördinatoren benoemen
    • Deelcommissies instellen
    • Opzichter(s) benoemen
    • Financiële verantwoordelijkheden regelen
    • Verzekering voor vrijwilligers regelen

    6. Toekomstige exploitatie organiseren

    Is er al/eenmaal een pand, dat kun je het beheer vorm gaan geven. Dan gaat het onder andere om:

    Bovenstaande is een schematische beschrijving van een mogelijk draaiboek, maar in de praktijk zullen de verschillende fases elkaar overlappen. Ook zul je door wijzigingen in de omstandigheden uitgangspunten en plannen moeten aanpassen. Vooral in het begin, wanneer het globale plan wordt bedacht, zul je geregeld zaken moeten herzien.

    Lees ook:

  • Meer van onze leden

    Stichting Het Schermereiland

    Stichting Het Schermereiland

    Stichting Het Schermereiland is een vrijwilligersorganisatie. Vrijwilligers vormen de smeerolie van de samenleving. ...

    Lees meer >
    Bewonersraad Rochdale

    Bewonersraad Rochdale

    • Amsterdam

    De vereniging ‘Bewonersraad Rochdale’ is het hoogste adviesorgaan van de bewoners bij de Raad van Bestuur van ...

    Lees meer >
    Wijkplatform Brukske

    Wijkplatform Brukske

    • Venray

    Het Wijkplatform is een stichting die bestaat uit een vaste kern van betrokken bewoners uit de wijk Brukske.  Het ...

    Lees meer >